Abstract

This study aims to determine the accounting system for the study that is applied in the process of running PR. Putra Maju Jaya, located in Tanggulangin, Sidoarjo. In this study, using a qualitative and descriptive approach to analyze and research the payroll accounting system in PR. Son Forward Jaya. Payroll accounting system is an accounting system that regulates the payroll process in a company or agency. The payroll accounting system that is running already meets the existing standards in the running process and is easier and simpler because it uses a computer-based system.

Pendahuluan

Hubungan antara karyawan dan perusahaan selalu berada dalam situasi dinamis. Karyawan dianggap sebagai salah satu faktor produksi yang diperlakukan secara administratif sama dengan modal , sumber daya fisik, dan kewirausahaan serta sumber daya informasi. Sebagai salah satu faktor produksi, karyawan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan pencapaian tujuan perusahaan. ^[1]

Pekerjaan yang diberikan kepada pekerja harus sesuai dengan porsi kapasitas kemampuan pekerja itu sendiri agar karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya baik dalam segi kuantitas, kualitas maupun waktu sesuai dengan yang diharapkan. Dengan demikian perusahaan diharuskan dapat mengoptimalkan karyawan perusahaannya agar dapat mendukung keberhasilan pada perusahaan. Atas kontribusi dan kerjanya dalam perusahaan tersebut karyawan memiliki hak memperoleh sutau imbalan yang disebut gaji atau upah.

Gaji merupakan pembayaran atas hak karyawan. Gaji merupakan salah satu pengeluaran terbesar yang rutin dikeluarkan oleh perusahaan. ^[2] Permasalahan yang sering muncul terkait dengan penggajian adalah adanya penyalahgunaan wewenang dan kecurangan pihak-pihak tertentu sehingga menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Oleh sebab itu dibutuhkan suatu sistem yang baik agar dalam pencatatan dan pembayaran gaji perusahaan lebih memperhatikan kriteria-kriteria dan ketentuan yang diterapkan agar penggajian dan pengupahan bisa berjalan secara efektif dan efisien.

Upah karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan. Dalam penggajian penting bahwa gaji dibayar tepat waktunya. Pemberian upah dan gaji kepada karyawan dianggap sebagai suatu hal yang sensitif bagi perusahaan, karena berhubungan dengan kepentingan perusahaan dan karyawan itu sendiri. Perusahaan membutuhkan pengolahan gaji yang baik dengan tujuan untuk meminimalisir permasalahan yang mungkin saja terjadi.

Sistem adalah prosedur yang berkaitan dan dirangkai dengan skema untuk menjalankan kegiatan di perusahaan, sedangkan prosedur adalah runtutan kegiatan uang melibatkan beberapa orang yang disusun untuk mendapatkan keragaman transaksi di perusahaan.^[3]

Sistem akuntansi penggajian adalah salah satu bagian dari sistem akuntansi yang terus menerus mengalami proses secara bertahap karena penggajian karyawan dilakukan secara periodik atau bertahap seperti mingguan, dua mingguan, atau bulanan. ^[4] Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan disusun agar tidak ada kesalahan dalam proses pemberian upah dan gaji.^[5] Pemberian gaji kepada karyawan merupakan suatu hal yang tidak mudah bagi perusahaan, perusahaan harus memperhatikan dan menerapkan aturan yang ada dan membutuhkan ketelitian dalam menentukan gaji dan upah karyawan dengan menyesuaikan dengan kinerja yang sudah dilakukan oleh karyawan itu sendiri. Sistem penggajian yang dikelola dengan baik maka akan berdampak positif bagi penggajian dan pengupahan dalam perusahaan tersebut.

PR. PUTRA MAJU JAYA adalah salah satu perusahaan rokok yang berada di kota Sidoarjo. Pada PR. PUTRA MAJU JAYA karyawan menggunakan absen finger print. Dan penarikan data dari mesin finger menggunakan aplikasi yang dimiliki perusahaan. Gaji karyawan didistribusikan melalui rekening perusahaan dan dikirim kepada rekening masing-masing karyawan. Dengan demikian pendistribusian gaji lebih efektif waktu karyawan dapat menerima gaji tepat waktu dan meminimalisir kesalahan hitungan uang jika diberikan secara tunai. Sistem penggajian karyawan pada PR. PUTRA MAJU JAYA untuk pegawai tingkat admin, staf dan manajer perhitungan penggajiannya dihitung berdasarkan berapa hari mereka bekerja (harian).

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui sistem akuntansi untuk proses penggajian pada PR PUTRA MAJU JAYA. Dari adanya latar belakang di atas, maka peneliti mengambil judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian pada PR. Putra Maju Jaya.”

Metode Penelitian

Dalam penelitian ini peneliti menggunakan pendekatan kualitatif. Proses dan persepektif informan lebih ditonjolkan dalam penelitian kualitatif. Dalam penelitian kuantitatif, penelitian dimulai dari teori lalu data, dan diakhiri pada penerimaan atau penolakan terhadap teori yang digunakan. Adapun dalam penelitian kualitatif peneliti bertolak dari data dan memanfaatkan teori yang ada sebagai objek dan berakhir dengan suatu teori. ^[6]

Penelitian kualitatif dilaksanakan sesuai kondisi yang terjadi di lapangan sehingga terkadang menemukan penemuan. Peneliti merupakan instrumen kunci dalam penelitian ini. Penelitian kualitatif dimanfaatkan bila permasalahan belum diketahui secara jelas arti tersirat, agar memahami interaksi sosial, mengembangkan teori, memastikan kebenaran data dan meneliti sejarah perkembangan. peneliti merumuskan masalah terlebih dahulu yang menjadi fokus penelitian agar peneliti lebih mengerti permasalahan yang masih samar, tidak teramati, dan hal-hal yang mungkin terlewati, sehingga peneliti mampu memahamu situasi yang terjadi dalam proses penelitian tersebut.^[7] Data kualitatif merupakan jenis data yang digunakan dalam penelitian ini. Data kualitatif berupa gambar, skema, dan kata.^[8] peneliti mendapatkan data untuk penelitiannya dan disebut sumber data.^[9] peneliti melakukan observasi untuk mengatamati perilaku dan keadaan yang terjadi di sekitar obyek penelitian. ^[10]

Hasil dan Pembahasan

Pembahasan terhadap hasil penelitian pada PR. Putra Maju Jaya yang berkaitan dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, jaringan prosedur. Pembahasan tersebut sebagai berikut:

1. Sistem dan prosedur Penggajian dan Pengupahan pada PR. Putra Maju Jaya

Fungsi- fungsi yang berkaitan dengan sistem penggajian dan pengupahan pada PR. Putra Maju Jaya ada fungsi kepegawaian yang terdiri dari HRD dan admin kepegawaian, fungsi pencatatan waktu yang dilakukan oleh admin kepegawaian, fungsi pembuatan daftar gaji dan upah, fungsi keuangan , dan fungsi akuntansi.

1. Fungsi kepegawaian dilakukan oleh HRD dan admin kepegawaian HRD bertugas untuk penerimaan dan pemutusan karyawan dan surat-surat perjanjian dengan karyawan, dan admin kepegawaian membantu dalam pencatatan daftar karyawan dan arsip-arsip dari HRD.
2. Fungsi pencatatan waktu hadir karyawan dilakukan oleh admin kepegawaian. Data yang diperoleh berasal dari mesin finger yang diunduh menggunakan sistem yang dimiliki perusahaan.
3. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah dilakukan oleh bagian keuangan, dan menstransfer gaji karyawan kepada rekening bank masing-masing karyawan juga dilakukan oleh fungsi keuangan.
4. Fungsi akuntansi mencatat yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan ke dalam jurnal umum.
5. Fungsi Keuangan bertanggung jawab melakukan pencatatan terhadap kewajiban perusahaan atas gaji karyawan dan membuat bukti kas keluar.

2. Dokumen yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian

Dalam proses Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan pada PR. Putra Maju Jaya tidak menggunakan banyak dokumen dikarenakan semua berbasis sistem jadi otomatis sudah masuk dalam sistem dan fungsi-fungsi terkait dapat mengakses dengan mudah. Seperti kartu jam hadir, daftar gaji karyawan. Fungsi pencatat waktu dan perintah lembur dibuat oleh supervisor yang menugaskan karyawan untuk lembur yang disetujui oleh manajer dan diotorisasioleh direksi dan dilaporkan kepada admin kepegawaian kemudian admin kepegawaian menginput daftar jam lembur tersebut ke dalam sistem perusahaan untuk penggajian. Dokumen bukti kas keluar dibaut oleh fungsi akuntansi.

3. Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

Catatan yang digunakan di PR. Putra Maju Jaya sudah sesuai dengan ketentuan atau teori yang diajarkan. Catatan yang digunakan adalah jurnal umum, kartu harga pokok produk, kartu biaya, dan kartu penghasilan karyawan.

4. Jaringan prosedur dalam Sistem Penggajian dan Pengupahan pada PR. Putra Maju Jaya

Prosedur Sistem Penggajian dan Pengupahan pada PR. Putra Maju Jaya terdiri dari prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur distribusi gaji dan upah. Prosedur pencatatan waktu hadir dilakukan oleh admin kepegawaian dan prosedur pendisitribusian gaji karyawan dilakukan oleh fungsi keuangan. Berdasarkan hasil penelitian pada PR. Putra Maju Jaya adalah pada prosedur pencatatn waktu hadir sering terjadi kesalahan saat finger, misalnya finger tidak terbaca, karyawan lupa tidak finger, kesalahan input setting sehingga mengakibatkan rancu pada saat dibaca di sistem. Tapi koreksi tersebut dapat diperbaiki oleh admin kepegawaian dengan konfirmasi kepada yang bersangkutan dan dicatat dalam catatan form editing absen yang ditanda tanganioeh yang bersangkutan diketahui oleh kabag atau supervisor dan disetujui oleh HRD/Personalia. Untuk pendistribusian gaji karyawan sudah baik karena pendistrbusiannya melalui atm/bank sehingga mengurangi resiko kecurangan dan keefektifan waktu pendistribusian.

5. Bagan Alir Sistem Penggajian

Sistem penggajian perusahan meskipun sudah umum menggunakan payroll namun beberapa perusahaan masih menggunakan sistem manual. Pemilihan dalam sistem penggajian ini dipengaruhi banyak faktor salah satunya adalah keputusan setiap perusahaan masing-masing. Setiap sistem penggajian memiliki nilai keunggulan dan kekurangan masing-masing. Perusahaan memiliki alur tersendiri sebelum gaji tersebut sampai kepada karyawan. Mulai dari mencocokkan data dari sistem perusahaan hingga pada pembukuan. Berikut bagan alir sistem akuntansi penggajian pada PR. Putra Maju Jaya sebagai berikut :

Gambar 4.1 Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian PR. PUTRA MAJU JAYA

Sistem penggajian pada PR PUTRA MAJU JAYA didasarkan pada data yang dimuat dalam mesin finger print perusahaan. Proses penggajian dalam perusahaan dimulai pada saat staf admin kepegawaian menggunduh data absensi karyawan pada sistem perusahaan yang didasarkan pada mesin finger print. Pada mesin tersebut menghasilkan data berupa kartu hadir dan kartu jam lembur karyawan yang selanjutnya oleh staff admin kepegawaian akan dihitung sesuai jam masuk karyawan. Setelah proses perhitungan sesuai staf admin kepegawaian akan memasukkan data tersebut ke sistem KJL (Kartu Jam Lembur). Setelah memasukkan data ke KJL maka pada setiap akhir periode bulanan staf admin kepegawaian mengunduh keseluruhan data daftar gaji yang kemudian diberikan kepada Direksi. Direksi selanjutnya memeriksa daftar gaji tersebut dan memberikan persetujuan bahwa laporan tersebut sudah sesuai dengan sistem gaji yang ada di perusahaan. Proses otorisasi selesai maka direksi membayarkan gaji kepada karyawan dengan menerbitkan slip gaji dan bukti transfer. Slip gaji dan bukti transfer tersebut selanjutnya diberikan kepada karyawan pada slip gaji dan akuntan pada bukti transfer. Proses penggajian karyawan telah selesai saat karyawan menerima slip gaji tersebut. Pada bukti transfer akuntan akan mengolah dan meneliti bukti transfer tersebut guna membuat laporan keuangan perusahaan dan menerbitkan bukti kas keluar. Setelah proses pembukuan tersebut selesai maka seluruh proses penggajian karyawan pada periode tersebut telah selesai dilakukan.

6. Jurnal Sistem Akuntansi Penggajian pada PR. Putra Maju Jaya Jurnal penggajian pada saat pencatatan pada bulan periode gaji

Gaji karyawan pada periode bulan yang berjalan belum terbayar sehingga perusahaan mempunyai utang gaji. Sehingga muncul jurnal beban gaji terhadap utang gaji. Karena dua akun tersebut sama-sama bertambah. Dan akan berkurang saat gaji sudah dibayarkan (pada awal bulan selanjutnya).

Jurnal penggajian pada saat realisasi pembayaran gaji Utang Gajixxx

Utang Pph 21xxx

Kas Bankxxx

Gaji dibayar setelah periode bulan berakhir. Biasanya dibayarkan pada awal bulan pada bulan berikutnya. Sehingga muncul jurnal pada saat pembayaran yaitu utang gaji bulan sebelumnya dan utang pph 21 terhadap kas atau bank.

Kesimpulan

Perusahaan Rokok Putra Maju Jaya padamulanya bernama Perusahaan Rokok MAPAN, yaitu merupakan perusahaan perseorangan yang didirikan oleh Bapak Mansur pada tahun 1945 di daerah Tumpang, Kabupaten Malang. Pada perjalanannya perusahaan ini pernah mengalami kerugian yang besar sehingga selanjutnya didirikan ulang dengan merombak semua sistem termasuk sistem penggajian. Perusahaan ini menggunakan sistem penggajian berupa payroll yang pada prosesnya melibatkan berbagai macam divisi.

Sistem penggajian yang diterapkan oleh perusahaan ini melibatkan admin kepegawaian yang bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir sebagai acuan gaji yang diberikan kepada karyawan. Selain admin kepegawaian selanjutnya proses penggajian melibatkan direksi untuk mendapatkan persetujuan yang selanjutnya diteruskan kepada bagian keuangan untuk distribusi gaji karyawan. Alur terakhir penggajian perusahaan dilakukan oleh akuntan yang bertanggung jawab atas laporan pembukuan dan setelah proses tersebut selesai maka proses penggajian untuk periode tersebut telah selesai dilaksanakan.

References

1. Kusumaryoko, Prayogo. .2021. Manajemen Sumber Daya Manusia Di Era Revolusi Industri 4.0.Deepublish: Yogyakarta.
2. Wati, Desma. 2015. Sistem Akuntansi Penggajian Keuangan pada PT Sumber Jaya Indahnusa Coy Kebun Tengah.
3. Baridwan, Z. 2012. Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode. Edisi ke-5. BPFE:Yogyakarta
4. Mardialis. 2004. Metode Penelitian Suatu Pendekatan Proposal. Bumi Aksara: Jakarta.
5. Mulyadi. 2016. Sistem Akuntansi, Edisi ke-4. Salemba Empat: Jakarta.
6. Prastowo, Andi. 2011. Metode Penelitian Kualitatif dalam Perspektif Rancangan Penelitian. Ar-Ruzz Media: Jogjakarta.
7. Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Kuantitatif dan Kualitatif dan R & D. Alfabet: Bandung.
8. Sugiyono. 2010. Metode Penelitian Pendidikan Pendekatan Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D, Catatan ke-11. Alfabeta: Bandung.
9. Indriantoro, Nur dan Bambang Supomi. 2002. Metodologi Penelitian Bisnis Untuk Akuntansi dan Manajemen, Edisi Pertama. BPFE: Yogyakarta.
10. Basrowi dan Suwandi. 2008. Memahami Penelitian Kualitatif. Rineka Cipta: Jakarta.