Abstract

This study aims to analyze the income accounting information system that has been applied at PT. Sunny Jaya's heritage is in accordance with the theory of accounting information systems which in the future can be used as material for improving company systems. The method used in this research is descriptive method. Data collection methods used are observation, interviews, and documentation. The data analysis technique used is to analyze the income accounting information system at PT. Sunny Jaya's heirloom. Accounting information system at PT. In practice, the Sunny Jaya heritage has been going well because each part has been managed by each staff so that there is very little cheating that can be done. The use of the system in the company here as a whole has helped to meet reporting needs so that reports and inputs can be updated, besides that the use of programs/systems has provided good internal control.

Pendahuluan

Perkembangan teknologi yang semakin pecat memicu perusahaan untuk menggali potensi salah satunya menerpakan sistem informasi akuntansi. Semakin berkembangnya usaha perusahaan dituntut untuk meningkatkan kualitas kerja, mutu pelayanan dan ketepatan data, selain itu suatu usaha harus memiliki informasi yang akurat relevan, dan tepat waktu [1].

Sistem akuntansi adalah sistem yang dirancang untuk sistem akuntansi adalah sistem yang dirancang untuk menyediakan informasi keuangan bagi manajemen melalui koordinasi organisasi formulir, catatan dan laporan [2]. Kendala dalam penerapan sistem informasi akuntansi adalah pengembangan software/aplikasi sistem informasi akuntansi yang membutuhkan biaya cukup besar. Sistem akuntansi dijalankan dengan tujuan diantaranya memperbaiki pengendalian intern, menperbaiki informasi yang lebih baik, mengurangi biaya tata usaha atau biaya administrasi, dan menentukan pelaksanaan proses produksi agar lebih mudah menjalankan perencanaan dan mencegah pelaksanaan operasional perusahaan yang kurang sehat [3].

Dalam perusahaan diperlukan sistem informasi penjualan yang baik, Sistem akuntansi penjualan adalah subsistem informasi bisnis yang mencakup kumpulan prosedur yang melaksanakan, mencatat, mengkalkulasi, membuat dokumen dan informasi penjualan untuk keperluan manajemen dan pihak yang berkepentingan lainnya [4]. Sistem akuntansi penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Oleh sebab itu sistem akuntansi penjualan merupakan bagian penting dalam suatu siklus [5].

PT Pusaka Sunny Jaya merupakan perusahaan jasa angkut barang (Logistic) yang berperan sebagai transporter untuk mendukung pengiriman bahan baku atau bahan jadi dari perusahaan A ke perusahaan B. Analisis sistem informasi akuntansi sangat diperlukan dalam perusahaan ini mengingat pencatatan yang dilakukan masih secara manual yang dinilai tidak efektif dan tidak efisien karena rawan terjadi human error sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat [6]. Menyatakan Perusahaan PT Pusaka Sunny Jaya dalam melakukan pencatatan pesanan hanya membuat rekapan atas pesanan dari customer secara manual [7]. Padahal, seharusnya perusahaan membuat dokumen pesanan pengiriman (Delivery order) untuk memuat beberapa informasi yang diperlukan dalam pemesanan, misalnya: identitas pemesan, jenis barang dan jumlah yang akan dikirim, term of payment dan informasi pendukung lainnya.

Dalam hal pengarsipan dokumen, perusahaan seharusnya memiliki arsip atas beberapa dokumen misalnya pembelian, penjualan, kas masuk, kas keluar, dan lain sebagainya [8]. Pentingnya pengarsipan dokumen adalah sebagai backup data apabila terjadi kerusakan pada sistem atau hilangnya data di computer [9]. Namun hal ini belum sepenuhnya dilakukan oleh perusahaan PT Pusaka Sunny Jaya. Dokumen faktur penjualan hanya di arsip dan di rekap dalam microsoft excel dan belum melakukan pencetakan secara fisik karena permintaan pelanggan yang menginginkan faktur dikirim via email.

Untuk meningkatkan efektifitas kinerja dan membantu manajemen dalam mengambil keputusan, maka dibutuhkan sistem informasi yang mampu mengolah data menjadi sebuah informasi yang tepat. Oleh karena itu, disusunlah penelitian dengan judul “Analisis Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan pada PT Pusaka Sunny Jaya”.

Metode Penelitian

Pendekatan Penelitian

Penelitian ini menggunakan pendekatan penelitian kualitatif dengan metode yang digunakan dalam pengumpulan data adalah dengan cara wawancara dan observasi, kemudian data yang didapat akan dikumpulkan secara deskriptif berupa cerita yang telah diberikan oleh narasumber dan kondisi yang ada dilapangan.

Fokus Penelitian

Dalam penelitian ini peneliti berfokus untuk menggali informasi, menelaah dan memahami pendapat informan tentang sistem informasi akuntansi pendapatan yang diterapkan di PT. Pusaka Sunny Jaya yang dinilai mengenai pengimplikasian dan penerapan yang akan diterapkan atas sistem pendapatan dalam perusahaan tersebut.

Rancangan Penelitian

Bagan 3.4 Rancangan Penelitian

Lokasi Penelitian

Peneliti melakukan penelitian tentang Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan di PT. Pusaka Sunny Jaya yang beralamat di JL. HRM.Mangundiprojo No. 65 Kecamatan Buduran Kab. Sidoarjo, Jawa Timur yang bergerak di bidang transportasi logistic.

Jenis dan Sumber Data

Data yang digunakan pada penelitian ini adalah jenis data kualitatif yang diperoleh dari hasil observasi, dokumentasi dan wawancara yang diungkapkan oleh informan secara lisan, tulisan maupun secara tingkah laku yang nyata di lapangan. Kemudian data dianalisis, diteliti dan dipelajari sebagai sesuatu yang komplit. Jawaban dari pertanyaan yang diajukan oleh peneliti pada informan menjadi kunci dalam implementasi sistem infromasi akuntansi pendapatan yang akan menjadi data kualitatif pada penelitian ini.

Teknik Pengumpulan Data

Peneliti menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

Wawancara (interview).

Wawancara merupakan percakapan degan maksud tertentu. Wawancara dilakukan oleh dua pihak, yakni pewawancara (interviewer) yang berperan sebagai pemberi pertanyaan dan terwawancara (interviewee) berperan sebagai pemberi jawaban atas pertanyaan itu sendiri [10].

Dokumentasi.

Dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik. Dokumen telah lama digunakan dalam penelitian sebagai sumber data karena banyak hal dokumen sebagai sumber data dimanfaatkan untuk menguji, menafsirkan, bahkan untuk meramalkan.

Observasi (pengamatan).

Observasi juga dapat diartikan sebagai sebuah teknik pengumpulan data yang dilakukan melalui sebuah pengamatan dan disertai dengan pencatatan-pencatatan pada keadaan atau perilaku objek sasaran.

Uji Keabsahan Data

Uji keabsahan data yang digunakan oleh peneliti ini adalah terbagi menjadi beberapa jenis yang salah satunya adalah uji kredibilitas, uji kredibilitas ini merupakan uji data atau kepercayaan terhadap data hasil penelitian kualitatif yang dapat dilakukan dengan menggunkan teknik yaitu perpanjangan pengamatan, peningkatan ketekunan dalam penelitian, triangulasi, diskusi dengan teman sejawat, analisis kasus negatif dan member check.

Analisis Data

Peneliti menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

Pengumpulan Data

Pada penelitian kualiatif pengumpulan data ini merupakan proses pertama dalam tahap analisis data, proses pegumpulan data ini dapat dilakukan dengan teknik in depth interview, FGD, observasi dan pendokumentasian.

Reduksi Data

Reduksi data merupakan aktivitas analisis data dengan cara mereduksi atau mengurangi data yang telah ada Reduksi data juga data diartikan sebagai proses seleksi data dimana data disesuaikan dengan rumusan masalah, tujuan dan fokus penelitian. Reduksi data nantinya akan menghasilkan petikan-petikan wawancara untuk tema, pola dan kategori yang sama (Hermawan & Amirullah, 2016).

Display data

Tahap selanjutnya dari mereduksi data adalah mendisplay data, ini merupakan tahap penyajian data yang dapat dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Hal ini tentu bertujuan untuk memudahkan, memahami permasalahan yang terjadi, serta dapat menjadi tahap dalam merencanakan pola kerja kedepan yang berdasarkan apa yang teah difahami (Sugiyono, 2015).

Verifikasi Data

Verifikasi merupakan tahapan terakhir dalam teknik analisis data pada penelitian ini, verifikasi data dapat diartikan sebagai langkah penarikan kesimpulan dan verifikasi, pada penelitian kualitatif kesimpulan berfungsi untuk menjawab rumusan masalah

Hasil dan Pembahasan

Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan

Sistem Informasi Akuntansi di PT. Pusaka Sunny Jaya menggunakan software accurate enterprise, yang merupakan software akuntansi yang membantu untuk mencatat pembukuan yang dilakukan oleh user pengguna untuk membuat bukti transaksi atas keluar masuknya stok, cash bank, hutang, piutang yang telah terjadi sehingga menghasilkan laporan keuangan, neraca dan laba rugi. Accurate juga merupakan software yang digunakan untuk mempermudah pengelolaan data keuangan dengan tingkat akurasi perhitungan yang tepat.

Penerapan Sistem Informasi Yang Telah Diterapkan

A. Prosedur Order Penjualan

Bagian penjualan menerima order dari pelanggan baik secara langsung maupun melalui telepon. Dari bagian penjualan tersebut dibuatkan dokumen berupa SO (Sales Order) sebagai bukti transaksi. Dalam prosedur ini fungsi penjualan juga membuat dokumen berupa surat jalan/DO (Delivery Order) yang sudah diotorisasi oleh bagian penjualan.

B. Prosedur Pengiriman Pesanan

Setelah adanya info SO (sales order) dari bagian sopir, maka bagian admin akan membuatkan surat jalan / (delivery order) sesuai dengan keterangan yaitu mencantumkan Nama customer, tujuan angkut, kuantitas, dan tanggal angkut.

C. Prosedur Pencatatan Penjualan

Bagian admin penjualan bertugas membuat dan mencatat dalam jurnal penjualan. Pencatatan dalam prosedur ini yaitu penjualan dicatat sebagai piutang jasa dan ketika adanya penjualan tunai maka bagian kas akan input pelunasan piutang tersebut di hari yang sama. Dalam software Accurate ketika pencatatan penjualan maka otomatis akan mencatat beban pokok penjualan atas jasa yang telah dijual. Prosedur ini berkaitan dengan pembuatan faktur penjualan.

D. Prosedur Penagihan Piutang

Dalam proses penagihan piutang, bagian admin penjualan akan memberikan Print out kwitansi / faktur penjualan. Dalam proses ini bagian admin akan melakukan kontrol terhadap piutang dengan bagian keuangan dan melakukan konfirmasi terlebih dahulu ke customer apakah sudah dapat dilakukan penagihan, jika hal ini telah distujui maka akan diteruskan ke bagian penagihan dengan memberikan data berupa faktur penjualan berwarna putih dan biru yang telah di ttd dan stempel oleh bagian keuangan serta dilampiri surat jalan.

Bagian penagihan akan menerima tanda terima tagihan dari customer. Selain itu akan diterima uang jika dilakukan pembayaran tunai dan akan diterima cek / giro. Hasil tagihan yang diterima oleh bagian penagihan akan diteruskan ke bagian keuangan dan dilakukan pemeriksaan kebenaran dan keabsahan data yang akan di setujui oleh pimpinan jika hal tersebut sudah sesuai.

E. Prosedur Penerimaan Kas

Dalam transaksi penjualan tunai pelanggan akan memberikan kas setelah adanya kesepakatan baik secara langsung maupun melalui transfer bank. Pencatatan ini dilakukan setelah adanya inputan faktur penjualan baik penjualan tunai maupun secara kredit, dicatat berdasarkan pembayaran piutang. Dalam prosedur ini fungsi kas akan cek nominal kas yang diterima apakah sudah sesuai dengan harga kesepakatan. Dalam prosedur ini bagian kas membuat faktur penjualan yang sudah di stempel lunas dan diotorisasi oleh bagian keuangan

F. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank

Kas hasil dari penjualan, dari penerimaan piutang dan penerimaan lainnya akan disetor ke bank di setiap dua hari sekali.Bagian akuntansi akan mencatat penyetoran ini dalam pengeluaran kas dan penerimaan bank.

Alur Flowchart Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan pada PT. Pusaka Sunny Jaya

Alur Pendapatan di PT Pusaka Sunny Jaya yang terjadi adalah sebagai berikut:

1. Adanya pesanan penjualan yang diterima dari customer via telepon, email atau fax.
2. Bagian Admin akan menginput pesanan penjualan ke dalam database accurate.
3. Berdasarkan pesanan penjualan, admin juga akan membuat surat jalan yang diinput dan diprint dari program database accurate yang sama.
4. Sesuai dengan surat jalan yang didalamnya tercantum nama customer, tujuan, tanggal surat jalan, serta form acc dari bagian-bagian yang bersangkutan, dokumen ini kemudian digunakan oleh sopir untuk mengantarkan barang customer sesuai dengan tujuan yang sudah tertera.
5. Setelah proses pengiriman barang terselesaikan, maka admin akan melakukan inputan faktur penjualan yang akan ditujukan ke pelanggan juga digunakan untuk penagihan
6. Bagian penagihan akan mengontrol piutang yang telah jatuh tempo dan melakukan penagihan ke masing-masing customer.
7. Setelah bagian penagihan melakukan tugasnya maka hasil penagihan akan menginput hasil tagihan yang diterima via kas / via tf dari bank. Admin akan menginput ke dalam penerimaan penjualan yang harus memanggil faktur manakah yang telah dibayar / dilunasi.
8. Selanjutnya untuk tugas bagian akuntansi adalah mengecek seluruh laporan yang telah diinput oleh admin masing-masing bagian, laporan ini berupa laporan penjualan, laporan piutang per pelanggan yang telah jatuh tempo, laporan penjualan per jasa, laporan penjualan per pelanggan, dan register kas & bank. Serta menyusun laporan keuangan lengkap besarta penjelasannya.

Kekurangan dan Kelebihan Sistem Informasi Akuntansi yang digunakan di PT. Sunny Jaya (Sistem Accurate)

a. Kekurangan Sistem Informasi Akuntansi dengan sistem Accurate

1. Penggunaan accurate jika inputan terlalu banyak maka akan menimbulkan proses yang memakan waktu yang lumayan lama.

1. Dalam versi yang digunakan di PT. Sunny Jaya program accurate belum bisa digunakan secara online

b. Kelebihan Sistem Informasi Akuntansi dengan sistem Accurate

1. Inputan yang telah dilakukan otomatis akan terjurnal sendiri dan tersinkronkan dengan laporan yang berkaitan
2. Memudahkan dalam proses pengecekan inputan
3. Mengurangi adanya kecurangan karena dalam sistem ini bisa disetting sesuai nama user dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan user, sehingga jika ada kecurangan maka bisa dicek dilaporan jejak pemeriksaan.

Kendala-kendala yang dialami oleh PT. Pusaka Sunny Jaya tidak hanya terjadi karena system yang diterapkan di perusahaan ini , peran para karyawan sering juga menjadi penyebab terjadinya kendala. Seperti halnya dalam hal pendapatan sampai terjadinya penerimaan piutang, kendala yang terjadi seringkali akibat human error yaitu terjadi salah komunikasi antara pihak sales dengan admin penjualan, hal ini berdampak pada operasional dan penagihan menjadi kurang terkontrol. Dengan adanya kendala-kendala di lapangan yang seperti ini, pihak perusahaan menyikapi dan mencegah dengan cara penggunaan system yaitu system accurate yang telah dipakai selama ini, sehingga control antara pihak sales dan admin untuk mengecek penjualan ke customer langsung bisa terdeteksi oleh laporan dari system accurate tersebut .

Disamping kelebihan system accurate yang telah dijalankan oleh PT. Pusaka Sunny Jaya ini masih ada beberapa kendala untuk kontrol operasionalnya karena system ini tidak terkhusus untuk perusahaan transportasi atau jasa angkut. Dalam hal ini kebanyakan perusahaan transportasi telah menerapkan system yang lebih spesifik yaitu Sistem Manajemen Transportasi (transportation management system).

Kesimpulan

Kesimpulan

Berdasarkan analisis sistem informasi akuntansi pendapatan yang telah dilakukan, maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi yang telah diterapkan dalam pendapatan di PT. Pusaka Sunny Jaya telah berjalan dengan baik karena bagian setiap bagian sudah dikelola oleh masing-masing staff sehingga kecurangan sangat minim untuk bisa dilakukan. Dengan mempertimbangkan fungsi, dokumen, dan pencatatan yang dilakukan oleh karyawan sudah cukup baik dengan adanya otorisasi dari direktur dalam setiap laporan. Penggunaan sistem dalam perusahaan disini secara keseluruhan telah membantu untuk memenuhi kebutuhan pelaporan sehingga laporan dan inputan dapat update, selain itu penggunaan program/ sistem telah memberikan pengendalian intern yang baik. Dari empat unsure yang terdapat dalam pengendalian intern yaitu struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, praktik yang sehat, dan karyawan yang cakap sudah memenuhi criteria sebagai perusahaan yang mampu memberikan pengendalian intern yang baik.

Saran

Dari pemaparan di atas bahwa peneliti memberikan saran pada peneliti selanjutnya yaitu :

1. Perkembangan Sistem Informasi Akuntansi pada penjualan kredit ataupun tunai di PT. Pusaka Sunny Jaya telah canggih dengan menggunakan accurate dan telah mampu memenuhi keperluan yang dibutuhkan, namun hal yang sering terjadi seperti human error haruslah segera diatasi. Salah satu fungsi-fungsi yang terkait lebih baik tidak dirangkap, dikerjakan oleh satu orang, sehingga mampu meminimalisir adanya kesalahan ataupun suatu kecurangan yang bisa terjadi.
2. Akan lebih baik PT. Pusaka Sunny Jaya lebih memperhatikan suatu efektivitas pengendalian inter sehingga sistem informasi yang didapatkan menjadi lebih efektif dan efisien. Semisalnya dengan melakukan suatu pemisahan antara fungsi kas dan fungsi akuntansi dalam rangka menghindari adanya penyimpangan dan dilakukan oleh karyawan yang terkait dalam aktivitas penjualan. Karena dengan adanya efektivitas pengendalian intern yang baik dapat mendorong sistem informasi akuntansi semakin lebih baik lagi.

References

1. Prakasita N, D., & Nugroho , M. A. (2018). Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Dan Persediaan Di Central Steak And Coffee Boyolali Design Accounting Information System Of Sales And Inventories At Central Steak And Coffee Boyolali. JURNAL NOMINAL, VOLUME VII NOMOR 1.
2. Mulyadi. (2016). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
3. Zahro, S. F. (2019). Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan UD. Galansa Graha Motor Mayang Jember. International Journal of Social Science and Business, Volume 3, Number 3, Tahun 2019, pp. 215-222.
4. Jogiyanto.HM.2008.JurnalEdikInformatika.V0l.2,No.1:163-78.
5. Pravitasari, V., & Rahmawati, D. (2016). Perancangan Sistem Akuntansi Penjualan Tunai Berbasis Web Pada Perusahaan Pupz Miracle. Perancangan Sistem Akuntansi (Vatrareizky Pravitasari)1, 2 Jurnal Profita Edisi 2.
6. Anggraeni, S., Rayana, I., & Rahayu, S. R. (2017). Analisis Dan Perancangan Sistem Penjualan Untuk Meningkatkan Kualitas Pelayanan Terhadap Pelanggan Dengan Perbaikan Sistem Akuntansi Penjualan (Studi Kasus PT Indomarco Bandung). JURNAL AKUTANSI, AUDIT DAN SISTEM INFORMASI AKUTANSI (JASa), Vol.1, No.1, Maret 2017.
7. Carbini, S., & Juandy, Y. (2020). Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan, Pembelian, Jasa Reparasi Motor, Dan Persediaan Barang Dagang Pada PT Daya Anugrah Mandiri. Media Informatika, Vol.19 No.1 (2020) 17.
8. Rasyid, & Haryat. (2019). Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Pada PT. Buana Sultra Mandiri. Jurnal Ilmiah Ilmu Komputer, Vol. 5, No. 1, April 2019.
9. Hermawan, S., & Amirullah. (2016). Metodelogi Penelitian Bisnis Pendekatan Kualitatif dan Kuantitatif.
10. Sugiyono. 2014. Metode Penelitian Bisnis. Bandung : Alfabeta.