Roy Setiawan (1), Enny Aryanny (2)
General Background Warehousing is a strategic function in distribution systems because receiving, storage, picking, checking, and delivery activities directly shape material flow, delivery accuracy, and operational cost. Specific Background PT XY, a daily consumer goods distributor, faced inefficiencies in warehouse operations, including waiting, motion, defects, excess inventory, searching time, transportation, unclear communication, and overprocessing. Knowledge Gap The manuscript identifies the need for a structured lean warehouse assessment that maps process flow, determines dominant waste, traces root causes, and formulates practical workplace improvement proposals. Aims This study aims to identify waste in consumer goods distribution warehousing and propose operational improvements to increase process efficiency. Results Using Value Stream Mapping, Value Stream Analysis Tools, Process Activity Mapping, Fishbone Diagram, and 5S, the study found dominant waste in searching time and motion with scores of 3.83, followed by excess inventory at 3.67 and waiting at 3.42. Proposed improvements reduced activities from 40 to 35, decreased total process time from 28,883 seconds to 25,847 seconds, removed non-value-added time, and increased Process Cycle Efficiency from 57.09% to 62.63%. Novelty The study integrates VSM, VALSAT, root cause analysis, and 5S into a focused warehouse improvement model for daily consumer goods distribution. Implications The findings provide an actionable basis for warehouse layout control, procedural standardization, visual management, worker discipline, and operational monitoring in distribution warehousing.
Highlights:
Keywords: Lean Warehouse, PCE, Value Stream Mapping, Waste
Persaingan industri distribusi yang semakin kompetitif menuntut perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional pada seluruh aktivitas rantai pasok. Salah satu fungsi yang memiliki peran strategis dalam mendukung kinerja distribusi adalah pergudangan. Gudang tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan, tetapi juga sebagai pusat aktivitas penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman barang yang secara langsung memengaruhi kelancaran aliran material, ketepatan pengiriman, serta biaya operasional perusahaan [1], [2]. Pengelolaan gudang yang tidak optimal dapat menyebabkan peningkatan waktu tunggu, ketidakefisienan penggunaan ruang, serta rendahnya tingkat pelayanan kepada pelanggan [3], [4].
Dalam praktiknya, aktivitas pergudangan seringkali masih mengandung pemborosan (waste) seperti waiting, excess inventory, unnecessary motion, dan transportation yang berdampak pada bertambahnya waktu proses dan biaya operasional [5]. Konsep lean menekankan pentingnya identifikasi dan eliminasi aktivitas tidak bernilai tambah guna menciptakan aliran proses yang lebih efisien dan responsif terhadap permintaan pasar [6], [7]. Beberapa penelitian menunjukkan bahwa penerapan prinsip lean pada sistem pergudangan mampu meningkatkan efisiensi waktu proses dan meminimalkan pemborosan secara signifikan [8].
Penelitian ini dilakukan pada PT XY, sebuah perusahaan distributor barang konsumer harian yang melayani distribusi produk ke berbagai retailer. Aktivitas pergudangan pada perusahaan ini meliputi proses penerimaan, penyimpanan, pengambilan, pengecekan, dan pengiriman barang. Kompleksitas aktivitas tersebut menjadikan gudang sebagai salah satu faktor penentu keberlangsungan operasional perusahaan. Berdasarkan observasi awal, masih ditemukan aktivitas yang menyebabkan aliran proses belum berjalan optimal dan waktu operasional menjadi lebih panjang [5].
Pendekatan lean warehouse digunakan dalam penelitian ini untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi aktivitas tidak bernilai tambah dalam sistem pergudangan. Value Stream Mapping (VSM) dan Value Stream Analysis Tools (VALSAT) digunakan untuk memetakan aliran proses serta mengklasifikasikan aktivitas bernilai tambah dan tidak bernilai tambah [9], [10]. Selanjutnya, analisis akar penyebab pemborosan dilakukan menggunakan Fishbone Diagram guna mengidentifikasi faktor dominan penyebab pemborosan secara sistemastis [11], [12]. Usulan perbaikan dirancang berdasarkan konsep 5S guna mendukung peningkatan efisiensi dan efektivitas operasional gudang secara berkelanjutan [13].
Data yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh melalui observasi langsung terhadap aktivitas pergudangan, wawancara dengan pihak terkait, serta penyebaran kuesioner untuk menentukan tingkat kekritisan pemborosan yang terjadi. Sementara itu, data sekunder diperoleh dari dokumen perusahaan, seperti data alur proses pergudangan, standar operasional prosedur (SOP), serta literatur pendukung yang relevan dengan penelitian lean warehouse
Identifikasi variabel pada penelitian ini dilakukan untuk menjelaskan jenis pemborosan yang dianalisis dalam proses pergudangan. Definisi operasional variabel disusun berdasarkan konsep lean warehouse yang disesuaikan dengan hasil observasi awal di PT XY. Berikut merupakan tabel 1 yang berisi identifikasi dan definisi variabel penelitian.
Tabel 1. Identifikasi dan Definsi Variabel
Analisis data pada penelitian ini dilakukan menggunakan pendekatan lean warehouse untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi aktivitas tidak bernilai tambah pada proses pergudangan. Pendekatan ini umum digunakan untuk meningkatkan efisiensi operasional gudang melalui perbaikan aliran proses dan pengurangan pemborosan (waste) [14], [15]. Tahap awal analisis dilakukan dengan pemetaan kondisi eksisting menggunakan value stream mapping (VSM) guna menggambarkan aliran material dan informasi secara menyeluruh pada aktivitas pergudangan. VSM digunakan untuk mengidentifikasi waktu proses, lead time, serta potensi pemborosan pada setiap tahapan aliran aktivitas[9], [16].
Selanjutnya, dilakukan pemilihan tools analysis menggunakan value stream analysis tools (VALSAT) yang kemudian dilanjutkan dengan analisis aktivitas dengan mengklasifikasikan setiap aktivitas ke dalam kategori value added (VA), non-value added (NVA), dan necessary but non-value added (NNVA). Hasil klasifikasi ini digunakan untuk mengetahui proporsi aktivitas tidak bernilai tambah serta mengevaluasi kinerja proses pergudangan berdasarkan waktu aktivitas [17]. Penentuan pemborosan kritis dilakukan berdasarkan hasil kuesioner yang disebarkan kepada responden terkait untuk mengidentifikasi jenis waste yang paling dominan terjadi pada proses pergudangan [18]. Selanjutnya, analisis akar penyebab pemborosan dilakukan menggunakan Fishbone Diagram guna mengidentifikasi faktor penyebab utama secara sistematis. Hasil analisis ini menjadi dasar dalam penyusunan usulan perbaikan proses pergudangan [19], [12].
Figure 1. Current Value Stream Mapping
Berdasarkan gambar 1 diatas dapat dilihat kondisi awal dari proses pergudangan di PT XY, dapat dilihat total waktu aktivitas pergudangan adalah sebesar 28.883 detik atau 481,4 menit yang terdiri dari waktu untuk value added activitysebesar 16.488 detik, waktu necessary non value added activity sebesar 10.139 detik, dan waktu non value addedactivity sebesar 2.256 detik. Nilai Process Cycle Efficiency (PCE) yang didapatkan pada kondisi awal pergudangan adalah sebesar 57,09%. Nilai ini menunjukkan bahwa aliran proses pergudangan yang ada di PT XY masih belum sepenuhnya optimal sehingga perlu untuk dilakukan usulan perbaikan.
Kuesioner pada penelitian ini dibagikan kepada 3 responden yang merupakan pekerja yang terlibat langsung pada proses operasional gudang. Kuesioner ini dilakukan untuk mengetahui kondisi dan frekuensi terjadinya masing-masing atribut pemborosan. Dari hasil kuesioner ini akan didapatkan ranking atribut pemborosan pada proses pergudangan. Berikut merupakan tabel 2 rekap hasil kuesioner yang telah dibagikan.
Tabel 2. Rekap Hasil Kuesioner
Setelah mendapatkan bobot untuk tiap pemborosan, selanjutnya dilakukan pengolahan data menggunakan value stream analysis tools untuk menentukan tools yang paling tepat digunakan sesuai kondisi pergudangan. Berikut merupakan tabel perhitungan skor VALSAT.
Tabel 3. Perhitungan Skor VALSAT
Berdasarkan perhitungan skor yang dilakukan didapatkan bahwa tools process activity mapping (PAM) memiliki skor tertinggi sehingga dipilih untuk melakukan analisis lanjutan.
Process activity mapping awal dilakukan untuk mengidentifikasi aktivitas yang terjadi selama proses pergudangan berlangsung. Dari pemetaan tersebut dilakukan perhitungan untuk mengetahui jumlah dan persentase tiap aktivitasnya seperti yang ditunjukkan pada tabel dibawah ini.
Tabel 4. Perhitungan PAM Awal
Tabel tersebut menunjukkan hasil perhitungan jumlah dan waktu tiap jenis aktivitas sesuai dengan process activity mapping awal di perusahaan. dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa masih ditemukan beberapa aktivitas tidak bernilai tambah yang masih bisa dioptimalkan
Berdasarkan pemborosan yang telah ditemukan, maka dilakukan identifikasi penyebab pemborosan menggunakan fishbone diagram. Penggunaan metode ini dilakukan untuk mengelompokkan faktor penyebab berdasarkan kondisi yang ada dilapangan.
1. Pemborosan Searching Time
Terjadinya pemborosan searching time memiliki dampak yang cukup signifikan terhadap waktu proses pergudangan. Beberapa identifikasi penyebab adanya pemborosan searching time ditunjukkan pada gambar berikut.
Figure 2. Fishbone Searching Time
2. Pemborosan Motion
Terjadinya pemborosan motion memiliki dampak signifikan terhadap efektivitas operasional gudang. Beberapa identifikasi penyebab adanya pemborosan motion ditunjukkan pada gambar berikut.
Figure 3. Fishbone Diagram Motion
3. Pemborosan Excess Inventory
Terjadinya pemborosan excess inventory dapat berpotensi menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Beberapa identifikasi penyebab adanya pemborosan excess inventory ditunjukkan pada gambar berikut.
Figure 4. Fishbone Diagram Excess Inventory
4. Pemborosan W aiting
Terjadinya pemborosan waiting dapat meningkatnya waktu proses pergudangan. Beberapa identifikasi penyebab adanya pemborosan waiting ditunjukkan pada gambar berikut.
Figure 5. Fishbone Diagram Waiting
5. Pemborosan Defect
Terjadinya pemborosan defect mengakibatkan terganggunya kegiatan operasional gudang. Beberapa identifikasi penyebab adanya pemborosan defect ditunjukkan pada gambar berikut.
Figure 6. Fishbone Diagram Defect
6. Pemborosan Overprocessing
Terjadinya pemborosan overprocessing mengakibatkan efisiensi proses pergudangan menurun. Beberapa identifikasi penyebab adanya pemborosan overprocessing ditunjukkan pada gambar berikut.
Figure 7. Fishbone Diagram Overprocessing
7. Pemborosan Unclear Communication
Terjadinya pemborosan unclear communcationmengakibatkan miskomunikasi antar pekerja. Beberapa identifikasi penyebab adanya pemborosan unclear communication ditunjukkan pada gambar berikut.
Figure 8. Fishbone Diagram Unclear Communication
8. Pemborosan Transportation
Terjadinya pemborosan transportation mengakibatkan proses pemindahan terhambat. Beberapa identifikasi penyebab adanya pemborosan transportation ditunjukkan pada gambar berikut.
Figure 9. Fishbone Diagram Transportation
Usulan perbaikan diberikan mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi proses yang terjadi pada pergudangan PT XY. Usulan perbaikan ini diberikan berdasarkan hasil identifikasi penyebab pemborosan yang telah dilakukan. Usulan perbaikan tersebut disusun menggunakan pendekatan 5S seperti berikut
1. Seiri (Ringkas)
a. Memilah barang, dokumen, dan peralatan berdasarkan kebutuhan operasional.
b. Memindahkan barang tidak terpakai untuk menyediakan buffer area inbound.
c. Mengarsipkan dokumen tidak terpakai secara terpisah.
2. Seiton (Rapi)
a. Menata ulang rak dan area kerja secara sistematis.
b. Menerapkan visual control seperti pemberian label rak, sekat barang ecer, dan perbaikan garis area.
3. Seiso (Resik)
a. Melakukan pembersihan rutin area gudang dan peralatan.
b. Melaksanakan inspeksi visual untuk deteksi dini kerusakan.
4. Seiketsu (Rawat)
a. Menyusun standar kerja untuk pengecekan peralatan, proses picking, dan konfirmasi perpindahan barang.
b. Menyeragamkan metode kerja antar operator.
5. Shitsuke (Rajin)
a. Melakukan briefing rutin untuk meningkatkan kedisiplinan.
b. Menggunakan checklist untuk kontrol konsistensi.
c. Melakukan pengawasan kepatuhan terhadap SOP
Figure 10. Future Value Stream Mapping
Berdasarkan gambar 1 diatas dapat dilihat kondisi proses pergudangan di PT XY setelah dilakukan penerapan usulan perbaikan, dapat dilihat total waktu aktivitas pergudangan adalah sebesar 25.847 detik atau 430,8 menit yang terdiri dari waktu untuk value added activitysebesar 16.488 detik, necessary non value added activity sebesar 9.659 detik, dan non value addedactivity sebesar 0 detik. Nilai Process Cycle Efficiency (PCE) yang didapatkan pada kondisi setelah perbaikan adalah sebesar 62,63%. Nilai ini menunjukkan bahwa aliran proses pergudangan yang ada di PT XY mengalami peningkatan efisiensi dibandingkan kondisi awal.
Process activity mapping usulan dilakukan untuk mengidentifikasi aktivitas pada pergudangan setelah usulan perbaikan dilakukan. Berikut merupakan tabel perhitungan jumlah dan persentase tiap aktivitas usulan.
Tabel 5. Perhitungan PAM Usulan
Tabel tersebut menunjukkan hasil perhitungan jumlah dan waktu tiap jenis aktivitas sesuai dengan process activity mapping hasil usulan. Dari tabel tersebut dapat dilihat bahwa telah dilakukan beberapa eliminasi dan penyesuaian waktu aktivitas sehingga efisiensi proses pergudangan di perusahaan meningkat.
Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada proses pergudangan PT XY, teridentifikasi delapan jenis pemborosan dengan tingkat dominansi tertinggi yaitu searching time (3,83), motion (3,83), excess inventory (3,67), dan waiting (3,42). Pemborosan tersebut berkontribusi terhadap tingginya aktivitas non-value added dan belum optimalnya efisiensi proses, yang ditunjukkan oleh nilai Process Cycle Efficiency (PCE) awal sebesar 57,09%. Hasil analisis PAM mengindikasikan masih adanya aktivitas yang dapat dieliminasi atau disederhanakan, khususnya pada kategori non-value added dan necessary non-value added. Usulan perbaikan dirancang menggunakan pendekatan 5S yang difokuskan pada penataan area, standarisasi prosedur, pengendalian visual, peningkatan disiplin kerja, serta penguatan pengawasan operasional. Implementasi usulan perbaikan tersebut menghasilkan pengurangan jumlah aktivitas dari 40 menjadi 35 aktivitas, penurunan total waktu proses dari 28.883 detik menjadi 25.847 detik, serta peningkatan nilai PCE menjadi 62,63%. Hasil ini menunjukkan bahwa pendekatan lean warehouse yang diterapkan mampu meningkatkan efisiensi aliran proses dan mengurangi pemborosan secara terukur.
A. R. Putri, R. Fijra, M. Danu, and T. Juniarto, “Pendekatan Lean dalam Waste Assessment Model untuk Efektivitas Manajemen Rantai Pasok di Gudang Perusahaan,” Integrasi: Jurnal Ilmiah Teknik Industri, vol. 9, no. 2, pp. 193–201, 2024, doi: 10.32502/integrasi.v9i2.293.
A. I. Samuel, A. B. H. Jan, and I. D. Palandeng, “Analisis Penerapan Manajemen Pergudangan Pada Gudang PT Trakindo Utama Manado,” Jurnal EMBA: Jurnal Riset Ekonomi, Manajemen, Bisnis dan Akuntansi, vol. 11, no. 4, pp. 677–685, 2023, doi: 10.35794/emba.v11i4.51036.
J. Kemklyano, C. Harimurti, and I. N. Purnaya, “Pengaruh Penerapan Metode Class Based Storage Terhadap Peningkatan Utilitas Gudang di PT Mata Panah Indonesia,” Jurnal Manajemen Logistik, vol. 1, no. 1, pp. 1–10, 2021. [Online]. Available: https://ojs.stiami.ac.id/index.php/JUMATIK/article/view/1240
J. R. Thamrin, “Analisis Manajemen Pergudangan pada PT Tinta Kreatif Bandung,” Jesya: Jurnal Ekonomi dan Ekonomi Syariah, vol. 5, no. 2, pp. 1205–1213, 2022, doi: 10.36778/jesya.v5i2.690.
D. A. Dhika, A. Witonohadi, and A. D. Akbari, “The Proposed Warehouse Improvement Using Lean Approach to Eliminate Waste at the Main Warehouse of PT. XYZ,” Opsi, vol. 16, no. 1, p. 94, 2023, doi: 10.31315/opsi.v16i1.7310.
P. Dennis, Lean Production Simplified: A Plain-Language Guide to the World’s Most Powerful Production System, 3rd ed. Boca Raton, FL, USA: CRC Press, 2015.
S. Vinodh, Lean Manufacturing. Boca Raton, FL, USA: CRC Press, 2023.
S. Nurulita, “Analisis Penerapan Lean Warehouse untuk Minimasi Waste pada PT Pos Logistik Indonesia,” Jurnal LOG: Logistics and Supply Chain Center, vol. 3, no. 1, pp. 25–32, 2024, doi: 10.33197/jlscc.v3i1.2276.
M. Rother and J. Shook, Learning to See: Value Stream Mapping to Add Value and Eliminate Muda. Cambridge, MA, USA: Lean Enterprise Institute, 2009.
P. Hines and N. Rich, “The Seven Value Stream Mapping Tools,” International Journal of Operations & Production Management, vol. 17, no. 1, pp. 46–64, 1997, doi: 10.1108/01443579710157989.
D. Pietsch, M. Matthes, U. Wieland, S. Ihlenfeldt, and T. Munkelt, “Root Cause Analysis in Industrial Manufacturing: A Scoping Review of Current Research, Challenges and the Promises of AI-Driven Approaches,” Journal of Manufacturing and Materials Processing, vol. 8, no. 6, 2024, doi: 10.3390/jmmp8060277.
M. A. Latino, R. J. Latino, and K. C. Latino, Root Cause Analysis: Improving Performance for Bottom-Line Results, 5th ed. Boca Raton, FL, USA: CRC Press, 2019.
I. Adhani, “Analysis of the Application of 5S and PDCA Methods in the Warehouse of Speedboat Manufacturing Industry,” Journal of Contemporary Industrial Management, pp. 27–35, 2025. [Online]. Available: https://publikatif.com/index.php/jcim/article/view/4
O. Voronova, “Improvement of Warehouse Logistics Based on the Introduction of Lean Manufacturing Principles,” Transportation Research Procedia, vol. 63, pp. 919–928, 2022, doi: 10.1016/j.trpro.2022.06.090.
B. Costa, J. Varejão, and P. D. Gaspar, “Development of a Value Stream Map to Optimize the Production Process in a Luxury Metal Piece Manufacturing Company,” Processes, vol. 12, no. 8, 2024, doi: 10.3390/pr12081612.
C. A. Pamungkas and E. Aryanny, “Analysis of Waste in the Flow Process Warehouse Using the Lean Warehousing Method at ABC Company,” Operation Excellence: Journal of Applied Industrial Engineering, vol. 17, no. 1, p. 119, 2025, doi: 10.22441/oe.2025.v17.i1.136.
A. A. Ramadhani, “Identifikasi Pemborosan Dengan Pendekatan Lean Warehouse,” Briliant: Jurnal Riset dan Konseptual, vol. 10, no. 3, pp. 736–749, 2025, doi: 10.28926/briliant.v10i3.1915.
Q. A. Rohani and Suhartini, “Analisis Kecelakaan Kerja dengan Menggunakan Metode Risk Priority Number, Diagram Pareto, Fishbone, dan Five Why’s Analysis,” SENASTITAN, vol. 1, pp. 136–145, 2021. [Online]. Available: https://ejurnal.itats.ac.id/senastitan/article/viewFile/1682/1445