Pendahuluan

Industri Persaingan global telah meningkatkan peran logistik pada aktivitas produksi, terutama dalam hal desain, perencanaan dan pengendalian sistem pergudangan. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, operasional gudang harus dioptimalkan dengan menghilangkan inefisiensi serta membuatnya dapat diandalkan dalam hal memaksimalkan pekerjaan [1]. Masalah rantai pasok perlu diperhatikan karena berhubungan dengan produktifitas perusahaan, jika pengelolaan rantai pasok sebuah perusahaan berjalan dengan baik maka tujuan perusahaan akan tercapai, dan sebaliknya, jika rantai pasok perusahaan terhambat atau bermasalah maka akan berdampak terhadap produktifitas perusahaan. Supply chain Management (SCM) merupakan salah satu strategi penting dalam membangun keunggulan suatu perusahaan dalam bersaing dengan perusahaan kompetitor [2].

PT XYZ adalah perusahaan yang bergerak di bidang Engineering, procurement, and construction (EPC), trading, handling, dan services yang berfokus pada layanan Operation al dan maintenance (O&M) crusher batubara. Berdiri sejak tahun 2020 di Gresik, Jawa Timur. Melalui lini usahanya, BRAINS menyediakan layanan engineering, procurement, and construction yang profesional dengan produk seperti spare part mekanikal dan elektrikal untuk coal crushing plant (CCP) dan barge loading conveyors (BLC), desain engineering, fabrikasi, serta penyewaan scaffolding. BRAINS telah sukses mengelola berbagai proyek besar di Indonesia, termasuk di sektor pertambangan, pembangkit listrik, dan infrastruktur logistik, serta terus berinovasi untuk mendukung kemajuan industri dan menciptakan masa depan yang berkelanjutan [4].

Kasus Beberapa permasalahan di warehouse PT XYZ dengan ukuran warehouse 20 meter x 40 meter dan 3/4 total dari warehouse raw material dan 1/4 bagian dari workshop machine (statisoner, cut blender, gtaw argon), adanya kegiatan non value added atau pemborosan yaitu pada kategori over purchasing material plate 25mm sebanyak 6 dengan berat 471kg per plate dengan 2400mm panjang x 2400mm lebar, material flatbar dengan total 50 flatbar, serta material fabrikasi seperti H-Beam, CNP, UNP, dan Pipe. Sedangkan untuk kategori Inventory yang terdampak dari pembelian plate yang di tumpuk menjadi 2 plate setiap tumpukannya membuat berkurangnya kapasitas penyimpanan sebanyak 7200mm x 2400mm, sedangkan untuk kategori Transportasi yang terdampak karena berkurangnya kapasitas warehouse akhirnya mempersulit akselerasi forklift saat pemindahan material seperti H-Beam dan pipe 6" dari raw material warehouse menuju workshop machine membutuhkan waktu 35 menit yang seharusnya hanya 15 menit karena harus memindahkan material yang menghalangi jalan forklift. Sedangkan untuk kategori Motion atau pergerakan yang tidak efektif dari pekerja saat mengambil flange joint 6” dan berjalan dari workshop timur ke workshop barat karena harus konfirmasi ke office workshop setiap pengambilan. Hal ini menunjukkan perlunya analisis dan perbaikan proses agar aktivitas gudang dapat berjalan efektif dan efisien terhadap permintaan proyek [3].

Berdasarkan permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan, metode yang diusulkan untuk menyelesaikan masalah yaitu menggunakan pendekatan lean warehousing. Lean digunakan untuk menghilangkan pemborosan dalam proses sehingga dapat mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas [3]. Lean warehousing adalah sebuah konsep yang membutuhkan perbaikan proses pergudangan yang konstan, sistem atis, berkelanjutan dan sebagai konsep pengurangan limbah dalam rantai pasokan hulu atau hilir, tergantung pada lokasi dan fungsi gudang dalam rantai pasokan. Lean warehousing difokuskan pada permintaan pesanan yang sesuai dan efisien. Ini melibatkan memisnimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai di semua operasi gudang: receiving, storing, taking orders, packing dan Shipping [4]. Value Stream Mapping (VSM) Pemetaan Aliran Nilai (VSM) dianggap sebagai salah satu pilar di antara alat dan metode filosofi lean karena, dengan memetakan dan mengelompokkan aliran informasi dan material yang timbul dari proses, VSM bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengukur sumber aktivitas yang tidak menambah nilai (pemborosan) [5]. [6].

Oleh karena itu, penelitian ini dilakukan untuk mengoptimalkan bidang supply chain management terutama menggambar peta aliran nilai saat ini (current state map) dari seluruh proses yang ada di gudang, mulai dari mengidentifikasi proses aliran pergudangan dengan Value Stream Mapping (VSM), kemudian mengidentifikasi pemborosan menggunakan tujuh pemborosan (7 waste) yang terjadi pada proses pergudangan menggunakan metode waste assessment model (WAM). Metode WAM digunakan untuk mengidentifikasi pemborosan pada aliran pergudangan dan waste assesment questionaire (WAQ). Setelah dilakukan analisis penyebab pemborosan, kemudian. Langkah selanjutnya adalah menyusun rekomendasi perbaikan menggunakan 5W+1H. Pengoptimalan dilakukan agar proses pekerjaan yang dilakukan pada gudang material fabrikasi dapat dimaksimalkan, serta proses pengelolaan dalam gudang menjadi lebih efektif dan efisien sehingga meminimalisir pemborosan (waste). Penelitian ini bertujuan untuk memberikan perbaikan terkait aliran aktivitas pergudangan pada PT BRAINS yang nantinya berujung pada peningkatan kepuasan konsumen[7]. [8]. [9].

Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis jenis-jenis pemborosan (waste) yang terjadi pada aktivitas gudang material fabrikasi di PT XYZserta memberikan usulan perbaikan dengan pendekatan lean warehousing [10]. Selain itu, penelitian ini juga mengukur efektivitas strategi pengendalian material yang diterapkan, serta aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah pada kinerja gudang setelah implementasi metode. Penelitian ini diharapkan memberi rekomendasi strategis untuk mengefektifkan kegiatan gudang, mereduksi bahkan mengeliminasi waiting time, dan meningkatkan produktivitas irantai pasok [11].

Metode

Dalam supply chain management yang mengintegrasikan perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian aliran barang, jasa, informasi, dan uang dari pemasok bahan baku hingga produk sampai ke konsumen akhir secara efisien dan efektif. SCM tidak hanya mencakup proses fisik seperti produksi dan distribusi, tetapi juga koordinasi informasi dan hubungan antar pihak yang terlibat, mulai dari supplier , produsen, distributor, retailer, hingga pelanggan [12]. Praktek supply chain management memiliki dampak positif pada keunggulan kompetitif, dalam scm terdapat metode Lean warehousing juga dapat didefinisikan sebagai konsep pengurangan limbah dalam rantai pasokan hulu atau hilir, tergantung pada lokasi dan fungsi gudang dalam rantai pasokan, untuk menangani pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat. Lean warehousing difokuskan pada permintaan pesanan yang sesuai dan efisien, ini melibatkan meminimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai di semua operasi gudang: receiving, storing, taking orders, packing dan Shipping [13].

Tahap pertama dari penelitian yang dilakukan pada PT XYZ ini adalah mengumpulkan data-data yang dibutuhkan. Pengumpulan data dilakukan melalui dua sumber utama, yaitu data primer. Data primer diperoleh melalui observasi langsung di lapangan, wawancara informal, dan kuesioner. Data-data tersebut menjadi dasar untuk analisis dalam upaya menentukan strategi pengendalian stok yang optimal.

Langkah selanjutnya menggunakan visual stream mapping untuk memperbaiki proses cycle time yang secara jelas bagaimana proses beroperasi dengan waktu yang detail di setiap langkah kegiatan. VSM juga berfungsi untuk menganalisis proses dan perbaikan (improvement) dengan mengidentifikasi dan mengeliminasi waktu yang dihabiskan untuk kegiatan NVA. Banyak penelitian menyarankan untuk mempergunakan VSM sebagai alat visual terbaik yang dapat menggambarkan aliran informasi serta sangat berguna untuk memahami aliran nilai dan waste [14]. Tujuan klasifikasi ini adalah mengidentifikasi aktivitas pada alur pergudangan. Terdapat tiga bagian utama dalam current state map dan future state map pada VSM. Ketiga bagian utama tersebut antara lain aliran proses produksi/material, aliran informasi, dan garis waktu (timeline). VSM dapat dibentuk dengan melakukan tiga tahapan utama, antara lain memilih produk atau keluarga produk (product family) tertentu sebagai target perbaikan, membuat current state map, dan membuat future state map. Dalam praktiknya, tentunya VSM memiliki kelebihan dan kekurangan. Berikut merupakan kelebihan dari VSM [10].

Langkah Identifikasi pemborosan terpenting yang perlu segera diperbaiki, yang membuat perlu identifikasi pemborosan. Waste Asessment Model (WAM) ialah model guna mensederhanakan pencarian permasalahan pemborosan serta mengindetifikasi guna mengeliminasi pemborosan. Seven Waste Relationship hubungan tertentu atau saling ketergantungan antara semua limbah, dan hubungan ini secara langsung atau tidak langsung dihasilkan oleh dampak dari masing-masing jenis limbah [7]. Waste Relationship Matrix (WRM) digunakan sebagai standar analisis untuk mengukur hubungan antara waste yang dihasilkan. Baris ini menunjukkan dampak masing-masing waste pada enam jenis waste yang lain. Kolom ini memperlihatkan waste yang terkena dampak enam waste yang lain. Matriks diagonal memperlihatkan nilai hubungan paling tinggi [15].

Adapun menurut klasifikasi pembobotan pada WAM sebagai berikut [15]:

Tabel 1. Rentang Skor Ketertarikan Antar Waste

Kemudian klasifikasi aktivitas tersebut di eliminasi menggunakan Process Activity Mapping. Process Activity Mapping (PAM) digunakan untuk memetakan proses produksi yang terjadi dan menganalisis pemborosan (Waste). Selain itu alat ini merupakan kunci dalam melakukan detailed mapping untuk proses pemesanan. Proses ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi lead time, aliran fisik dan aliran material di dalam pabrik maupun diluar pabrik pada rantai logistik. PAM dibuat berdasarkan proses dan waktu yang dialami oleh sebuah produk dimulai dari raw material hingga proses penyimpanan produk jadi pada bagian warehouse [16]. Adapun menurut [17] tahapan dan formula perhitungan pada tabel sebagai berikut:

1. Operation (Jumlah Operation)/(Jumtal Total) x 100% = %

2. Transportation (Jumlah Transportation)/(Jumtal Total) x 100% = %

3. Inspection (Jumlah Inspection)/(Jumtal Total) x 100% = %

4. Storage (Jumlah Storage)/(Jumtal Total) x 100% = %

5. Delay (Jumlah Delay)/(Jumtal Total) x 100% = %

Setelah persentase waste dari yang terbesar hingga yang terkecil didapat, selanjutnya menggunakan fishbone diagram untuk menunjukan efek atau akibat dari waste tersebut pada setiap kategori. Fishbone Diagram merupakan teknik pemecahan masalah yang membantu untuk berpikir melalui banyak kemungkinan sebab-sebab dari suatu masalah yang ingin diselesaikan. Fishbone bisa digunakan saat kita ingin melakukan identifikasi terhadap penyebab masalah yang memungkinkan dan terutama ketika sebuah team cenderung jatuh berpikir pada rutinitas. Penjabaran dan hasil identifikasi dari metode ini berbentuk menyerupai kerangka tulang ikan yang meliputi bagian kepala, sirip, dan duri. Bagian kepala digunakan untuk meletakkan permasalahan yang akan diidentifikasi, sedangkan bagian sirip dan duri digunakan untuk meletakkan penyebab dari permasalahannya [18].

Selain itu, untuk memperoleh rekomendasi yang jelas dan rinci pada setiap Tindakan pada waste menggunakan 5W+1h. 5W+1H merupakan sebuah konsep rumusan pertanyaan yang biasa digunakan untuk memecahkan masalah dengan hasil berupa jawaban-jawaban untuk menentukan tujuan (goal). Metode ini tidak hanya digunakan sebagai penelitian pada dunia akademik atau pendidikan, namun juga digunakan pada dunia Non-akademik, contohnya adalah seperti dalam dunia bisnis. Sehingga metode 5W+1H bisa menjadi alternatif untuk solusi tersebut [19]. Langkah ini sangat penting agar hasil penelitian dapat menjadi rekomendasi untuk perusahaan di masa mendatang.

Hasil dan Pembahasan

A. Pengumpulan Data

Adapun pengolahan data yang diperlukan dalam pengklasifikasian yang akan diolah menggunakan metode Visual Stream Mapping. Pada Tabel 2 merupakan data waktu proses pergudangan dan jenis aktivitas pada setiap detail pada PT XYZ sebagai berikut:

Tabel 2. Data Waktu Proses Pergudangan

Pada Tabel 2 merupakan data waktu pergudangan dan telah di klasifikasikan kategori aktivitasnya pada PT XYZ.

Tabel 3. Data Informasi Total Waktu Aktivitas Pergudangan

Pada Tabel 3 merupakan jumlah waktu pergudangan pada setiap kategori aktivitasnya pada PT XYZ dengan total lead time 891 menit.

Tabel 4. Hasil Kuesioner Seven Waste Relationship (SWR)

Pada tabel 4 hasil akumulasi skor pada setiap responden dengan formula sebagai berikut:

Score O_I (R1)= Bobot Jawaban Pertanyaan 1 + Bobot Jawaban Pertanyaan 2 + … + Bobot Jawaban Pertanyaan 6 = 2 + 0 + 2 + 2 + 2 +2

Score O_I (R1)= 10

Tabel 5. Hasil Kuesioner Waste Assessment Questionaire (WAQ)

Tabel 6. Klasifikasi dan Total Waktu VA, NVA, dan NNVA

Dari hasil klasifikasi aktivitas pergudangan dan didapat jumlah aktivitas serta waktu pada setiap klasifikasi dapat ditunjukkan pada gambar 1 yang menunjukkan jumlah waktu Value Added, Non Value Added, serta Necessary Non Value Added pada setiap kategori kegiatan.

Figure 1. Current Value Stream Mapping

B. Metode Process Activity Mapping

Metode Process Activity Mapping (PAM) digunakan untuk memetakan proses produksi yang terjadi dan menganalisis pemborosan (Waste). Selain itu alat ini merupakan kunci dalam melakukan detailed mapping untuk proses pemesanan. Proses ini juga dapat digunakan untuk mengidentifikasi lead time, aliran fisik dan aliran material di dalam pabrik maupun diluar pabrik pada rantai logistik. PAM dibuat berdasarkan proses dan waktu yang dialami oleh sebuah produk dimulai dari raw material hingga proses penyimpanan produk jadi pada bagian warehouse [16]. Adapun hasil klasifikasi metode PAMsebagai berikut:

Tabel 7. Proces Activity Mapping (PAM)

Keterangan:

a. Operation (O) merupakan aktivitas yang memiliki nilai tambah dan biaya.

b. Delay (D) merupakan aktivitas menunggu atau tanpa aktivitas.

c. Transportation (T) merupakan aktivitas perpindahan atau pergerakan spare-part yang dapat diminimalisir.

d. Inspection (I) peerupakan aktivitas pemeriksan atau pengecekan spare- part dan data/berkas,

e. Storage (S) merupakan aktivitas menyimpan yang mengharuskan untuk menunggu atau tanpa aktivitas.

f. Value added (VA) adalah proses perubahan atau transformasi suatu produk dari keadaan semula menjadi keadaan yang memiliki nilai tambah.

g. Non Value added (NVA) adalah aktivitas yang tidak mengakibatkan penambahan, perubahan keadaan sehingga memnyebabkan hambatan bagi aktivitas yang lain.

h. Necessary Non Value added (NNVA) adalah kegiatan yang masih penting dan perlu ubtuk dilakukan, tetapi aktivitas tersebut tidak memiliki nilai tambah.

Hasil dari pengolahan Process Activity Mapping (PAM) yaitu detail pengelompokkan jenis aktivitas dan waktu keseluruhan aktivitas pergudangan mulai dari proses receiving hinga Shipping. Kemudian dilakukan perhitungan persentase pada setiap kelompok aktivitas tersebut. Hasil perhitungan setiap kelompok aktivitas adalah sebagai berikut:

1. Persentase setiap aktivitas

a.Operation

X 100% = 41%

b.Transportation

X 100% = 10%

c.Inspection

X 100% = 17%

d.Storage

X 100% = 5%

e. Delay

X 100% = 27%

2. Persentase waktu setiap aktivitas

a.Operation

X 100% = 39%

b.Transportation

X 100% = 21%

c.Inspection

X 100% = 10%

d.Storage

X 100% = 5%

e.Delay

X 100% = 25%

Hasil dari perhitungan persentase frekuensi dan waktu tiap aktivitas dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 8. Persentase Frekuensi dan Waktu Aktivitas Gudang

Berdasarkan perhitungan di atas didapatkan frekuensi aktivitas tertinggi yakni pada aktivitas Operation dengan frekuensi sebesar 41% dan waktu yang dibutuhkan sebesar 39% dari keseluruahan aktivitas pergudangan. Setelah itu terdapat aktivitas Inspection sebesar 17% dan waktu yang dibutuhkan sebesar 10%; aktivitas Delay sebesar 27% dengan waktu yang dibutuhkan sebesar 25% aktivitas Transportation sebesar 10%dengan waktu yang dibutuhkan sebesar 21% dan aktivitas Storage sebesar 5%dengan waktu yang dibutuhkan sebesar 5%.

C. Waste Assesment Model (WAM)

Dalam menilai Seven Waste Relationship akan menggunakan metode yang telah dikembangkan oleh Rawabdeh [20]. Langkah-langkah dalam pengolahan data SWR berdasarkan hasil pengumpulan data dan diskusi langsung dengan karyawan di lokasi pergudangan adalah sebagai berikut:

Setiap jawaban yang telah terkumpul sesuai Tabel 4.3 diberi bobot sesuai dengan kriteria jawaban yang ada pada tabel 2.1 dan kemudian dijumlahkan untuk mendapatkan rata-rata total score seperti pada tabel berikut.

Perhitungan rata-rata score :

Rata-rata O_I=

=

=

= 15,6

Tabel 9. Jawaban dan Rata-Rata Score Setiap Hubungan Waste

Menentukan tingkat hubungan dari hasil score yang sudah didapatkan pada tabel 4.8 sesuai dengan kriteria pada tabel 1 semakin besar total score menunjukan kekuatan hubungan pemborosan seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut:

Tabel 10. Tingkat Hubungan Antar Pemborosan

Tingkat hubungan pemborosan pada tabel diatas selanjutnya dikonversi dalam bentuk Waste Relationship Matrix (WRM) seperti pada tabel berikut:

Tabel 11. Waste Relationship Matrix (WRM)

Mengonversi WRM pada tabel 4.10 dengan cara mengonversi ke bentuk angka sesuai kriteria pada tabel 2.2. Hasil konversi disebut waste matrix value seperti pada tabel berikut:

Berikut diberikan contoh perhitungan pada waste from overpurchase (O):

Jumlah From O (baris O)= 0+ 6+ 6 + 0+ 6+8+8 = 34

Jumlah To O (kolom O)= 0+ 8+ 6 + 0+6+8+8 = 36

Persentase From O= X 100% = X 100% = 16%

Persentase To O= X 100% = X 100% = 17%

Tabel 12. Waste Relationship Matrix (WRM)

D. Metode Waste Assessment Questionaire (WAQ)

Kuesioner waste assessment questionnaire terdiri atas 68 pertanyaan yang terbagi menjadi 4 kelompok, yaitu kelompok Man (manusia), material fabrikasi, Machine and equipment (mesin dan peralatan), dan method (metode). Beberapa pertanyaan ditandai dengan “From” yang berarti waste yang terjadi saat ini akan mempengaruhi waste lainnya, sementara beberapa pertanyaan lainnya ditandai dengan “To” yang berarti waste yang terjadi saat ini dipengaruhi oleh waste lainnya. Terdapat 3 pilihan jawaban dengan bobot masing-masing. Jawaban “Ya” diberi bobot 1, jawaban Sedang diberi bobot 0,5 dan jawaban Tidak diberi bobot 0.

Tabel 13. Kuesioner Waste Assessment Questionaire (WAQ)

Menghilangkan variasi pertanyaan setiap jenis pertanyan dengan membagi bobot nilai WRM pada tabel 4.14 dengan kelompok pertanyaan (Ni) pada tabel 4.12. Selanjutnya menghitung score (Sj) dan Frekuensi (Fj) masing masing waste dengan menghilangkan nilai 0 seperti pada tabel dibawah.

Perhitungan nilai waste kategori man, hubungan To Motion adalah sebagai berikut:

1.To Motion

a. Wo.k= = 0

b. Wi.k= = 0,89

c. Wd.k = = 0,67

d. Wm.k = = 0

e. Wt.k = = 0,89

f. Wp.k = = 0,89

g. Ww.k = = 0

h. Sj (Wo.k) = S wo,k = 0+0+0,75+…0+1,14+0,75= 56

i. Fj (Wo,k) = n (Wo,k)0 = 45

Tabel 14. Hasil Pembagian Pembobo dengan Jumlah Pertanyaan

Dari tabel di atas dapat diketahui bahwa score (sj) hasil pembagian jumlah pertanyaan dengan pembobotan awal waste over-production adalah 56, inventory adalah 62, defect adalah 58, motion adalah 46, transportation adalah 43, processing adalah 43, dan waiting adalah 45. Sedangkan, frekuensi (fj) hasil pembagian jumlah pertanyaan dengan pembobotan awal yang tidak bernilai nol untuk waste over-production adalah 45, inventory adalah 57, defect adalah 56, motion adalah 34, Transportation adalah 36, Processing adalah 32 dan waiting adalah 36.

Memasukkan rata-rata dari hasil kuesioner pada tabel dan mengalikan dengan bobot yang terdapat pada tabel. selanjutnya menghitung score (sj) dan frekuensi (fj) masing-masing waste dengan mengabaikan nilai 0 seperti pada tabel di bawah dan tabulasi lengkap pada lampiran 7.

Berikut diberikan contoh perhitungan pada tabulasi dibawah.

Perhitungan perkalian pemnbobotan (baris 1 jenis pertanyaan To Motion) :

a. Wo.k = bobot x rata-rata jawaban kuesioner = 0 x 0,9 = 0

b. Wi.k = bobot x rata-rata jawaban kuesioner = 0,8 x 0,9= 0,80

c. Wd.k = bobot x rata-rata jawaban kuesioner = 0,6 x 0,9 = 0,60

d. Wm.k = bobot x rata-rata jawaban kuesioner = 0 x 0,9 = 0

e. Wt.k = bobot x rata-rata jawaban kuesioner = 0,8 x 0,9 = 0,80

f. Wp.k = bobot x rata-rata jawaban kuesioner = 0,89x 0,9 = 0,80

g. Ww.k = bobot x rata-rata jawaban kuesioner = 0 x 0,9 = 0

h. sj (Wo.k) = S wo,k = 0+0+0,53+…+0+1,03+0,53 = 43

i. fj (Wo,k) = n (Wo,k)0 = 44

Tabel 15. Hasil Perkalian Pembobotan dengan Rata-rata Jawaban

Menghitung nilai akhir Waste Assessment Questionaire, diperlukan nilai Pj yang merupakan faktor yang di dapatkan dari persentase Waste Relationship Matrix (WRM). Berikut ini hasil akhir perhitungan Waste Assessment Questionaire:

Perhitungan akhir Waste Assesment Questionaire untuk Overpurchase:

a. Skor (Yj) O = x = x = 0,75079

b. Pj Faktor O = % From O x %To O = 16% x 17% = 0,0272

c. Yj Final = Skor (Yj) O x Pj Faktor O = 0, 75079 x 0,0272

= 0,02042

d. Total Yj Final = Yj Final

=0.01845+0.01749+0.01845+0.01340+0.00974+=0.00886+0.01127

=0.01749

e. Skor (Yj) O = x 100% = x 100% = 18.90%

Dimana:

Sj = Total untuk nilai bobot waste (tabel 4.15)

Sj = Total untuk nilai bobot waste (tabel 4.16)

Fj = Frekunsi waste bukan 0 (tabel 4.15)

Fj = Frekunsi waste bukan 0 (tabel 4.16)

Yj = Faktor indikasi awal dari setiap jenis waste

Pj = Probabilitas pengaruh antar jenis waste

Tabel 16. Hasil Akhir Perhitungan Waste Assessment Questionaire (WAQ)

Berdasarkan hasil perhitungan Waste Assessment Questionaire pada proses aliran pergudangan di PT Berkah Anugerah Inti Semesta, diketahui urutan waste tertinggi sampai terendah dengan persentase masing-masing adalah Overpurchase sebesar 18,90%, Defect sebesar 18.89%, Inventory sebesar 17.91%, Motion sebesar 13,73%, Waiting sebesar 11,54%, Transportation sebesar 9.97% dan Processing sebesar 9,07%. Selanjutnya, penyebab terjadinya masing-masing waste akan dibahas lebih mendalam pada sub-bab fishbone diagram.

E. Metode Future Value Stream Mapping

Aktivitas non necessary value added (NNVA) merupakan aktivitas penting namun tidak memberikan nilai tambah. Sehingga proses yang termasuk dalam aktivitas NNVA tidak dapat dihilangkan. Sementara itu, aktivitas non value added (NVA) merupakan aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah sama sekali, sehingga adanya aktivitas tersebut perlu untuk dieliminasi atau dihilangkan. Aktivitas NVA dan NNVA merupakan aktivitas yang termasuk dalam pemborosan (waste). Sehingga adanya aktivitas tersebut sebenarnya tidak perlu dan dapat dihindari karena tidak memberikan nilai tambah pada keseluruhan aktivitas pergudangan. Oleh karena itu perlu adanya perbaikan untuk mengeliminasi atau meminimumkan pemborosan tersebut. Berikut merupakan tabel aktivitas pergudangan setelah pemberian usulan.

Tabel 17. Hasil Future Stream Mapping

Keterangan:

Operation (O) merupakan aktivitas yang memiliki nilai tambah dan biaya.

Delay (D) merupakan aktivitas menunggu atau tanpa aktivitas.

Transportation (T) merupakan aktivitas perpindahan atau pergerakan spare-part yang dapat diminimalisir.

Inspection (I) peerupakan aktivitas pemeriksan atau pengecekan spare- part dan data/berkas,

Storage (S) merupakan aktivitas menyimpan yang mengharuskan untuk menunggu atau tanpa aktivitas

Value added (VA) adalah proses perubahan atau transformasi suatu produk dari keadaan semula menjadi keadaan yang memiliki nilai tambah.

Non Value added (NVA) adalah aktivitas yang tidak mengakibatkan penambahan, perubahan keadaan sehingga memnyebabkan hambatan bagi aktivitas yang lain.

Necessary Non Value added (NNVA) adalah kegiatan yang masih penting dan perlu ubtuk dilakukan, tetapi aktivitas tersebut tidak memiliki nilai tambah.

o : Keterangan kegiatan Overpurchase

Teks bercetak merah: Kegiatan Non Value added (NVA) yang dieliminasi

Berikut merupakan penjelasan terkait perbaikan dari tabel 4.11 di atas.

1. Aktivitas Receiving / Penerimaan Barang

Pada aktivitas ke-4 yaitu “Operator mempersiapkan atau set up forklift dan peralatan untuk dilakukan material handling” dapat dihilangkan dengan cara mempersiapkan forklift dan peralatan lain sebelum barang datang, karena perintah kerja untuk operator akan diberikan setiap pagi. Maka waktu pada aktivitas ke-4 menjadi 0 menit.

2. Aktivitas Storage / Penempatan Barang

a. Pada aktivitas ke-9 yaitu “mencari lokasi untuk penempatan material” dapat dihilangkan dengan cara membuat name tag board di setiap area penyimpanan dan membuat denah tetap untuk memberikan petunjuk area tiap penyimpanan material. Sehingga pekerja tidak perlu mencari lokasi untuk penempatan barang. Maka waktu pada aktivitas ke-9 menjadi 0 menit.

b. Pada aktivitas ke-14 yaitu “Menunggu forklift dikembalikan setelah digunakan” dapat dihilangkan dengan cara menempatkan posisi forklift pada tempat yang strategis agar mudah dijangkau untuk digunakan untuk proses selanjutnya. Maka waktu pada aktivitas ke-14 menjadi 0 menit.

3. Aktivitas Record / Pencatatan Barang

Pada aktivitas ke-16 yaitu “Memvalidasi kecocokan jumlah stok fisik di sistem dengan aktual di gudang” dapat dihilangkan dengan cara menggunakan bantuan tekonologi seperti barcode serta selalu update keluar masuk material dengan keccocokan packing list untuk memudakan rekapitulasi data produk dan mempercepat aktivitas laporan update stok. Maka waktu pada aktivitas ke-16 menjadi 0 menit.

4. Aktivitas Sort and Picking / Menyortir dan Memilih Material

a. Pada aktivitas ke-18 yaitu “Menunggu dokumen delivery order (DO) dari PPIC” dapat dihilangkan dengan cara menggunakan sistem semacam ERP yang akan melakukan update secara real time pada saat PPIC mengkonfirmasi pemesanan. Sehingga pekerja tidak perlu menunggu dokumen delivery order (DO). Maka waktu pada aktivitas ke-18 menjadi 0 menit.

b. Pada aktivitas ke-23 yaitu “Menunggu perhitungan total volume part dari divisi engineering” dapat dihilangkan dengan cara membuat rekapitulasi volume material dan kecocokan volume armada sebelum staff gudang mengambil material. Sehingga pekerja tidak perlu lagi menunggu material mana yang aka diproses selanjutnya. Maka waktu pada aktivitas ke-23 menjadi 0 menit.

c. Pada aktivitas ke-24 yakni “Menunggu konfirmasi armada yang digunakan untuk pengiriman dari divisi procurement” dapat dilakukan secara bersamaan dengan aktivitas ke-23, yakni ketika divisi engineering menghitunh volume dan mendapat kesimpulan total volume material seharusnya divisi procurement memvalidasi armada yang dibutuhkan agar saat processing material tidak terhambat. Sehingga waktu pekerja gudang tidak terbuang. Maka waktu untuk menunggu konfirmasi armada yang digunakan menjadi 0 menit.

5. Aktivitas Processing/Pemrosesan Barang

Pada aktivitas ke-28 yaitu “Memberi insutruksi pada helper part apa saja yang harus ditata sesuai urutan muat (loading)” dapat dihilangkan dengan cara menggunakan teknologi otomatisasi seperti ERP dan name tag material agar lebih mudah, serta menghindari terjadinya proses delay dan komunikasi dapat terkoordinasi dengan baik. Maka waktu pada aktivitas ke-28 menjadi 0 menit.

6. Aktivitas Loading/Pemuatan Barang

a. Pada aktivitas ke-30 yaitu “Menunggu konfirmasi identitas driver dan armada dari vendor logistik” dapat dihilangkan dengan cara pengecekan konfirmasi identitas saat proses loading secara bersamaan namun sebelumnya harus mendapat konfirmasi plat nomer armada sebelum armada tersebut berada di lokasi. Maka waktu pada aktivitas ke-30 menjadi 0 menit.

b. Pada aktivitas ke-33 yaitu “Menunggu operator menyiapkan forklift” dapat dihilangkan dengan cara menyiapkan forklift 30 menit sebelum armada datang dilokasi serta menyiapkan peralatan loading sebelum armada datang agar waktu proses dapat di minimasi. Maka waktu pada aktivitas ke-33 menjadi 0 menit.

7. Aktivitas Shipping/Pengiriman Material Fabrikasi

Pada aktivitas ke-40 yaitu “Memberikan informasi kepada satpam gudang akan ada armada keluar area gudang lewat HT” dapat dihilangkan dengan cukup pengecekam surat jalan yang telah di tanda tangani penanggung jawab gudang dan identitas armada (plat nomer) sesuai. Maka waktu pada aktivitas ke-40 menjadi 0 menit

Tabel 18. Perbandingan Proses Aliran Pergudangan Sebelum dan Setelah Perbaikan

Berdasarkan tabel perbandingan diatas, dapat diketahui bahwa terdapat penyerdehanaan proses dimana terjadi pengurangan dari 41 aktivitas menjadi sebanyak 30 aktivitas dengan presentase perbaikan 27%. Berdasarkan aktivitas value added (VA) serta necessary non-value added (NNVA) tidak terdapat pengurangan aktivitas dikarenakan dibutuhkan pada aktivitas pergudangan. Namun, pada aktivitas non-value added (NVA) dieliminasi sebanyak 11 aktivitas karena tidak memiliki nilai tambah dan harus dihilangkan agar aktivitas pergudangan menjadi lebih efisien serta menghilangkan pemborosan dengan presentase perbaikan 100%. Adapun terjadi perubahan waktu dimana sebelumnya keseluruhan aktivitas pergudangan membutuhkan waktu selama 891 menit. Setelah adanya usulan perbaikan, waktu yang dibutuhkan berkurang menjadi 689 menit dengan presentase perbaikan 23%.

Adapun hasil dan pembahasan dari penelitian ini adalah sebagai berikut: Dengan pemetaan kondisi awal pada gambar menggunakan current value stream mapping. Didapatkan bahwa total lead time keseluruhan aktivitas gudang pada PT Berkah Anugerah Inti Semesta yaitu sebesar 891 menit dengan total value added time sebesar 557 menit dengan siklus proses pergudangan mingguan yaitu dimulai dari pesanan masuk sampai barang diterima oleh konsumen, hasil tersebut menunjukan bahwa proses pergudangan yang berjalan tidak efisien akibat waktu yang lama yang disebabkan oleh aktivitas-aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah atau pemborosan (waste). Oleh karena itu, perlu dilakukan analisis 7 wasteuntuk mengetahui pemborosan yang paling sering terjadi agar bisa diberikan usulan perbaikan.

Analisis lean warehousing menggunakan metode wasteassessment model (WAM) didapatkan tiga jenis pemborosan dengan tingkat presentase tertinggi yang dapat dilihat pada tabel dan gambar tentang hasil peringkat pemborosan atau waste. Pada proses pergudangan di PT Berkah Anugerah Inti Semesta yaitu pertama, wasteoverpurchase (O) dengan presentase sebesar 18,90%, kedua, wastedefect (D) dengan presentase sebesar 18,89%, dan ketiga, wasteinventorydengan presentase 17,91%.

Wasteinventory terjadi karena kesalahan dalam membaca dan menghitung order serta kurang teliti dalam melakukan perhitungan stockmenjadi penyebab menjadi penyebab overpurchase, kemudian wasteoverpurchase terjadi dikarenakan sistem administrasi manual sehingga memperlambat proses berikutnya dan tidak dilakukan stok opname secara rutin, dan buffer stock berlebihan serta adanya banyaknya material melebihi toleransi dimensi. Selanjutnya dilakukan analisis menggunakan fishbone diagram yang dapat dilihat pada gambar sampai dengan gambar untuk mengetahui sebab akibat dari pemborosan tersebut. Dari hasil tersebut diberikan usulan perbaikan menggunakan metode 5W+1H yang tertera pada tabel sampai dengan tabel yaitu antara lain dengan membuat name tag board (papan keterangan) untuk memudahkan mencari dan memahami tata letak penyimpanan gudang dapat di deteksi, Membuat jadwal stock opnmae secara rutin serta menambahkan sistem interface, kemudian pemanfaatan sistem ERP untuk mengsinkronisasi semua aktivitas yang dilakukan dalam gudang, dan memperbaiki SOP perusahaan untuk memastikan kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien serta menciptkan perbaikan yang berkelanjutan.

Dari usulan perbaikan yang diajukan selanjutnya dilakukan pemetaan kondisi terkini yang dapat dilihat pada gambar dengan menggunakan Future Value Stream Mapping dengan mengidentifikasi aktivitas berdasarkan VA, NNVA, dan NVA. Kemudian didapatkan bahwa lead time lebih optimal menjadi 689 menit dengan siklus proses pergudangan mingguan mulai dari pesanan sampai dengan barang diterima konsumen. Kondisi ini dilakukan dengan mengeleminasi Non Value Added (NVA) pada proses pergudangan. Sehingga aktivitas Delay dapat direduksi dan proses aktivitas pergudangan meningkat sebesar 23% dari kondisi awal.

Simpulan

Berdasarkan hasil penelitian yang dilakukan pada metode lean warehousing (7 waste) yaitu Inventory, Defect, Over-purchase, Transportation, Motion, Waiting, danExcess-processing diketahui bahwa 3 waste yang memiliki tingkat pengaruh terbesar antara lain waste overpurchase (O) dengan presentase sebesar 18,90%, kedua, waste defect (D) dengan presentase sebesar 18,89%, dan ketiga, waste inventory (I) dengan presentase 17,91%. Berdasarkan analisis menggunakan value stream mapping dan process activity mapping, didapatkan bahwa total lead time keseluruhan aktivitas gudang pada kondisi awal yaitu sebesar 891 menit dengan total value added time sebesar 557 menit, sehingga perlu dilakukan eliminasi kegiatan non value added sebanyak 11 aktivitas. Pada future Value Stream Mapping didapatkan bahwa lead time berkurang menjadi 689 menit. Sehingga aktivitas delay dapat direduksi dan proses aktivitas pergudangan meningkat sebesar 23% dari kondisi awal. Adapun prioritas usulan perbaikan antara lain membuat name tag board (papan keterangan) untuk memudahkan mencari dan memahami tata letak penyimpanan gudang dapat di deteksi, Membuat jadwal stock opnmae secara rutin serta menambahkan sistem interface, kemudian pemanfaatan sistem ERP untuk mengsinkronisasi semua aktivitas yang dilakukan dalam gudang, dan memperbaiki SOP perusahaan untuk memastikan kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien serta menciptkan perbaikan yang berkelanjutan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Dari usulan perbaikan yang diajukan selanjutnya dilakukan pemetaan kondisi terkini yang dapat dilihat pada gambar dengan menggunakan Future Value Stream Mapping dengan mengidentifikasi aktivitas berdasarkan VA, NNVA, dan NVA. Kemudian didapatkan bahwa lead time lebih optimal menjadi 689 menit dengan siklus proses pergudangan mingguan mulai dari pesanan sampai dengan barang diterima konsumen. Kondisi ini dilakukan dengan mengeleminasi Non Value Added (NVA) pada proses pergudangan. Sehingga aktivitas Delay dapat direduksi dan proses aktivitas pergudangan meningkat sebesar 23% dari kondisi awal.