Abstract

The impact of Information Technology (IT) on the management of Islamic boarding schools (ponpes) is profound, yet administrative tasks often remain handled through traditional means, leading to inefficiencies. This research aims to address this gap by developing a basic prototype of an Islamic boarding school enterprise system, focusing on optimizing information management across various administrative domains. Employing the System Development Life Cycle (SDLC) prototype method, the study progresses through needs analysis, design, prototype construction, evaluation, implementation, and maintenance phases. The prototype system, tested at Darul Atsar Islamic boarding school, demonstrates significant improvements in academic, secretarial, student, financial management, and reporting processes. This study underscores the potential of IT integration to streamline routine tasks and enhance decision-making in Islamic educational institutions, contributing to broader discussions on educational technology adoption and management optimization.

Highlights: 

• Administrative efficiency: Enterprise system streamlines tasks across academic, secretarial, student, and financial domains.
• Data-driven decision-making: Prototype system empowers administrators with comprehensive reporting for strategic planning.
• Technological integration: IT solutions address traditional challenges, enhancing management practices.

Keywords : Boarding School, Enterprise System, Prototype

Pendahuluan

Jumlah pondok pesantren (ponpes) di Indonesia diperkirakan mencapai lebih dari 30.000 pondok [1]. Ponpes memiliki peran penting dalam meningkatkan kemandirian bangsa melalui pendidikan dan pengajaran yang diterapkan di dalamnya. Dewasa ini, teknologi telah memberikan banyak manfaat dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk di dunia pendidikan dan sosial, sebagaimana lembaga ponpes. Manajemen ponpes memiliki lingkup luas dengan berbagai macam proses bisnis berkaitan dengan kegiatan di pondok dari hulu mulai penerimaan santri baru hingga hilir saat pelulusannya. Proses administrasi dan pengelolaan pondok menjadi tugas yang melelahkan dan rumit. Mengelola ponpes secara terorganisir dan efisien, bukanlah tugas yang mudah [2]. Hal ini membutuhkan perencanaan yang cermat, pendekatan sistematis dan kontrol proses administrasi yang akurat untuk menghasilkan luaran, memberikan manfaat, dan memproyeksikan dampak citra yang terbaik. Ditambah dengan ketatnya persaingan pondok, lembaga mitra membutuhkan teknologi untuk membantu menjalankan operasional sehari-hari, berimprovisasi fasilitasnya dan mempertahankan keunggulan kompetitifnya [3].

Berdasarkan hasil identifikasi titik lemah dalam pelayanan pondok ke depannya berasal dari permasalahan manajemen pondok dan permasalahan adminsitrasi (teknis) dari setiap proses bisnisnya menjadi isu yang penting untuk diselesaikan. Dari segi teknis, ditemukan bahwa sebagian besar proses bisnis pondok adalah manual dan bantuan aplikasi excel. Tidang jarang ditemukan kendalan adanya duplikasi proses, redundansi data, atau kerusakan berkas (file). Oleh karena itu perlu mempertimbangkan investasi dalam perangkat lunak manajemen ponpes untuk menunjang operasional sehari-hari dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik.

Perumusan masalah adalah bagaimana membangun model purwarupa dasar yang menunjang sistem enterprise ponpes sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan pondok, utamanya dalam hal pengelolaan program-program pendidikan, manajemen santri, manajemen kantor (kesekretariatan), manajemen keuangan dan

pelaporannya. Sistem database terpusat yang dibangun dari model purwarupa dasar ini menjamin pencatatan setiap proses bisnis ponpes lebih akurat. Tujuan penelitian ini adalah terbangunnya model purwarupa dasar sistem enterprise ponpes sebagai solusi untuk membantu mengatasi persoalan manajemen pondok dan kendala teknis setiap proses bisnisnya. Beberapa manfaat dari aplikasinya ini, membantu pekerjaaan yang bersifat administratif, teknis, rutin, dan iteratif, serta dapat meningkatkan kualitas layanan, efisiensi dan produktivitas.

Pengembangan purwarupa dasar sistem enterprise Ponpes menggunakan System Development Life Cycle, dengan metode prototipe melalui tahapan analisis kebutuhan, perancangan, membangun prototipe, evaluasi pengguna awal, penyempurnaan model, serta implementasi dan perawatan purwarupa.

Metode

Metode untuk mengembangkan purwarupa ini menggunakan System Development Life Cycle (SDLC), dengan model prototipe. Metode ini paling sesuai digunakan ketika sistem yang diharapkan memiliki banyak interaksi dengan pengguna akhir atau staff manajemen pondok. Beberapa ragam tahapan metode prototipe, namun paling tidak ada 6 tahapan sebagimana yang diberikan pada alur diagram pada gambar 1.

Dalam model ini, prototipe produk akhir pertama kali dikembangkan, diuji, dan disempurnakan sesuai umpan balik pengguna berulang kali hingga prototipe akhir yang dapat diterima tercapai yang menjadi dasar untuk mengembangkan produk akhir atau perangkat lunak yang sebenarnya [4]. Tahapan pengembangan model ini dapat dilihat pada alur diagram gambar 1.

Figure 1.Tahapan Pengembangan Aplikasi

A. Tahapan Dalam Metode Pengembangan Purwarupa (Prototipe)

Beberapa sumber menguraikan metode prototipe setidaknya terbagi menjadi 3 tahapan atau sampai 7 tahapan.

Dikutip dari guru99 model prototipe terbagi menjadi 6 tahapan sebagai berikut [5]:

Tahap 1: Analisis Kebutuhan

Langkah-langkah dalam model prototipe dimulai dengan menganalisis kebutuhan. Pada tahap ini, kebutuhan sistem dijelaskan secara terperinci. Dalam proses ini, klien dan tim pengembang akan berkolaborasi untuk membahas secara mendalam tentang sistem prototipe yang diinginkan oleh pengguna..

Tahap 2: Desain Cepat

Tahap kedua melibatkan pembuatan desain sederhana yang memberikan gambaran ringkas tentang sistem yang akan dibuat, yang tentunya didasarkan pada diskusi dari langkah pertama di awal.

Tahap 3: Membangun Prototipe

Setelah persetujuan desain sederhana, langkah berikutnya adalah membangun prototipe aktual yang akan menjadi pedoman bagi tim pengembang untuk membuat program atau aplikasi.

Tahap 4: Evaluasi Pengguna Awal

Dalam tahap ini, prototipe sistem disajikan kepada klien untuk dievaluasi. Kemudian, klien memberikan masukan atau saran kepada pengembang mengenai apa yang telah dibangun.

Tahap 5: Memperbaiki Prototipe

Jika klien tidak memiliki catatan revisi terhadap prototipe yang dibuat, tim dapat melanjutkan ke tahap 6. Namun, jika klien memiliki catatan untuk perbaikan sistem, maka fase 2 hingga 5 akan terus berulang sampai klien setuju dengan sistem yang akan dikembangkan.

Tahap 6: Implementasi dan Pemeliharaan

Pada fase akhir ini, produk akan segera dibuat oleh para programmer berdasarkan prototipe akhir, selanjutnya sistem akan diuji dan diserahkan pada klien. Selanjutnya adalah fase pemeliharaan agar sistem berjalan lancar tanpa kendala.

Hasil dan Pembahasan

A. Analisis dan Perancangan Sistem

Produk aplikasi akan mengakomodasi beberapa keperluan yang ada di pondok pesantren pada umumnya. Kegiatan administratif yang tidak terdata dengan baik, seperti dalam halnya data akademis (registrasi, santri, guru, pembelajaran dll.) serta data non-akademis (event, agenda kegiatan, transportasi, pendapatan, pengeluaran dll.), serta manajemen pelaporannya, memungkinkan terjadinya kesalahan, duplikasi data dan menghambat operasionalnya. Kegiatan Analisis kebutuhan sistem dilakukan dengan melakukan wawancara dan pengamatan langsung ke pondok mitra. Identifikasi kebutuhan mencakup pengguna, data dan informasi, transaksi dan proses bisnis serta perangkat lunak dan perangkat keras yang digunakan untuk menunjang operasional aplikasi. Pengguna (Aktor) aplikasi terdiri dari 5, yaitu user Administrator, santri, guru, orang tua atau wali santri. Sementara proses bisnisnya mulai dari penerimaan santri baru, kegiatan belajar mengajar, pengelolaan kantor dan kepesantrenan, pembayaran, sampai proses pelulusannya.

Perancangan sistem diwujudkan dalam bentuk model diagram UnifiedModellingLanguage(UML) untuk mempermudah pengembangan aplikasi sekaligus memenuhi kebutuhan pengguna. Ragam diagram UML yang disajikan sebagai ilustrasi dalam hal aplikasi ini adalah diagram usescase, sequencesdan classdiagramsuatu proses. Uses case yang menggambarkan hubungan interaksi antara prototipe sistem dan aktor dapat pada Gambar 2.

Figure 2.Use Case Diagram Aplikasi

Purwarupa yang dikembangkan berdasarkan peninjauan kebutuhan pondok memuat beberapa fungsi dasar diantaranya manajemen akademik, kesantrian, keuangan, dan asrama. Di antara ilustrasi sequence diagram untuk mengambarkan urutan kegiatan dalam menghasilkan sesuatu adalah proses penggajian (payroll) sebagai salah satu fitur atau modul purwarupa yang dibangun. Fitur tersebut akan membantu admin dari pondok pesantren untuk memantau hasil pembayaran gaji ke pegawai per bulannya dengan baik. Adapun pegawai dapat melihat invoice atau slip gaji dari bulan tertentu dengan dilengkapi detail penambahan dan pemotongan yang diatur oleh admin pondok pesantren tersebut. Rancangan alur dan interaksi antar objek dalam fitur tersebut dapat digambarkan dengan sequencediagram proses penggajian seperti pada Gambar 3.

Figure 3.Sequence Diagram Manajemen Penggajian

Fitur dalam purwarupa dasar ini dapat saling berelasi akibat perancangan sistem database yang terpusat. Entitas yang akan dibuat berdasarkan pada objek – objek yang berada pada use case diagram pada Gambar 2. dengan contoh interaksi alur yang berada pada Gambar 3. Entitas akan diterjemahkan di dalam proses perancangan databasedengan mengambil ciri khas untuk dijadikan attribut. Entitas akan disusun untuk membuat diagramclassyang akan digunakan untuk pengembangan aplikasi kedepannya. Mengacu pada fitur manajemen penggajian sebelumnya, beberapa entitas yang terkait diantaranya Admin, Payroll, Guru, Departemen, Akun Bank, Potongan, Tunjangan. Hubungan ini digamabarkan dalam class diagram seperti yang terlihat pada gambar 3.

Figure 4.Class Diagram Manajemen Payroll

Kumpulan fitur-fitur seperti ini akan membangun sistem enterprise yang memadai dalam mengakomodir kebutuhan umum di pesantren. Detail dari setiap fungsi untuk membangun menu dalam aplikasi dibutuhkan untuk dapat merancang aplikasi ini dan bisa menjadi dokumentasi di kemudian hari ketika ada pengembangan aplikasi kembali ketika kebutuhan fitur meningkat.

B. Implementasi Rancangan Sistem

Secara umum aplikasi purwarupa dasar ini mencakup menu-menu yang ditunjukkan pada Tabel 1.

Selain itu bagian ini akan membahas beberapa UserInterfacedari implementasi rancangan sistem purwarupa dasar dari yang telah disebutkan pada Tabel 1.

1. Halaman Login

Pada Gambar 5, menunjukan tampilan dari halaman loginyang mengharuskan pengguna untuk menginputkan email dan password yang dimiliki. Adapula fitur ingat password untuk menyimpan password ketika membuka halaman login kembali dan lupa password jika pengguna lupa akan passwordnya.

Figure 5.Halaman Login

Ringkasan dari data-data umum yang sering dibutuhkan disajikan dalam bentuk nilai dan grafik pada halaman Dashboard seperti yang terdapat pada Gambar 6. Halaman ini memuat informasi mengenai jumlah atau statistik dari siswa, guru, orang tua/wali, tugas, pengeluaran, pendapatan, admin, dan absensi.

2. Halaman Dashboard

Figure 6.

Gambar 7 menunjukan tampilan dari menu manajemen akademik yang berisi sub-menu diantara lain: Tipe Kategori, Daftar Inkueri, Ekstrakurikuler, Manajemen Agenda, Silabus, Manajemen Acara. Menu ini bertujuan untuk menyajikan manajemen data dibidang kegiatan pondok pesantren yang sifatnya rutin diadakan dalam bentuk acara atau berupa perencanaan yang diagendakan sebelumnya.

Gambar7. Halaman Manajemen Akademik

Figure 7.Halaman Dashboard

4. Halaman Payroll

User interface dari halaman payroll ditunjukan oleh Gambar 8. Halaman ini bertujuan untuk menambah, mengubah atau menghapus data mengenai pembayaran gaji atau payroll. Admin dapat melakukan penambahan gaji beserta dengan tunjangan dan potongan terhadap pegawai pada bulan tertentu. Detail dari perhitungan gaji akan disajikan pula dalam bentuk invoiceyang dapat diunduh oleh pegawai melalui aplikasi enterprise ini.

Figure 8. Halaman Payroll

Simpulan

Hasil perancangan yang berupa implementasi aplikasi purwarupa dasar ini diharapkan dapat membantu bagian dari kegiatan umum yang rutin dilakukan oleh pondok pesantren. Peran dari Admin, Guru, Santri dan Orang Tua Santri sudah dijelaskan secara singkat dalam bentuk usecasediagram, sequencediagramlalu diubah ke dalam objek baru bersama objek lain pada classdiagram. Purwarupa ini bisa menjadi landasan dalam pembuatan atau pengembangan aplikasi enterprise baru dalam mendukung kemajuan dari pondok pesantren di bidang penggunaan teknologi informasi di pekerjaan rutin dan berulang mulai dari penerimaan santri sampai santri lulus dari pondok pesantren dengan lancar administratif. Adanya data yang terpusat di dalam purwarupa sistem enterprise pondok pesantren membuat data dapat berelasi dengan topik yang berbeda dan menjadikan data mudah untuk diolah menjadi dasar penghasilan keputusan yang lebih baik untuk menentukan suatu kebijakan tertentu.

References

1. D. J. P. Islam, "Jumlah Pondok Pesantren, Guru, dan Santri Menurut Provinsi," 2022.
2. M. Nasir and M. Maisah, "Pengelolaan Pondok Pesantren dalam Pengembangan Pendidikan Agama Islam (Studi pada Pondok Pesantren Baiatul Quran Kabupaten Lingga)," J. Manajemen Pendidikan Ilmu Sosial, vol. 3, no. 2, pp. 604, 2022, doi: 10.38035/jmpis.v3i2.
3. M. Arief and R. Assya'bani, "Eksistensi Manajemen Pesantren di Era Digital," J. Ilmu Hukum Keagamaan Komunitas, vol. 16, no. 6, pp. 2563, 2022, doi: 10.35931/aq.v16i6.1541.
4. W. S. Dharmawan, D. Purwaningtias, and D. Risdiansyah, "Penerapan Metode SDLC Waterfall dalam Perancangan Sistem Informasi Administrasi Keuangan Berbasis Desktop," J. Khatulistiwa Informasi, vol. 6, no. 2, pp. 160, 2018, doi: 10.31294/jki.v6i2.5733.
5. M. Martin, "Prototype Model in Software Engineering," [Online]. Available: https://www.guru99.com/software-engineering-prototyping-model.html. Accessed on April 8, 2023.